Recientemente he leído un sistema de productividad que me parece interesante. Su autor se llama Tiago Forte. Es el sistema PARA.
El sistema PARA
PARA es la sigla formada con las iniciales de los 4 lugares en que se puede ubicar toda clase de información en el sistema PARA. Son estos:
Proyectos: son aquellos conjuntos de tareas que se caracterizan por tener un objetivo determinado y un vencimiento en el tiempo.
Por ejemplo: Hacer la declaración de la renta, poner la web con fondo rojo, apuntar al niño a una actividad extraescolar.
Áreas de responsabilidad: son esferas de actividad con un estándar que mantener en el tiempo. Por ejemplo: trabajo, pintar, tocar la guitarra, kárate.
Recursos: son aquellos intereses que tenemos de forma continuada.
Archivos: es el lugar donde vaya todo aquello que ya ha sido utilizado.
La distinción entre proyectos y áreas de interés
Es esencial distinguir correctamente entre proyectos y áreas de interés. Mientras los proyectos tienen una finalidad determinada y un vencimiento en el tiempo, las áreas de interés requieren unos criterios que se mantienen durante el tiempo.
El problema de no distinguir proyectos y áreas de interés es que:
- entonces no eres capaz de saber cuántos compromisos has asumido.
- no puedes unir tus proyectos con tus metas a largo plazo.
- y no puedes saber lo cerca que estás de cumplir tus proyectos.
La distinción entre áreas de interés y recursos
Aunque Forte no lo aclara muy bien, entiendo que la diferencia entre áreas de interés y recursos está en que mientras en las áreas de interés deseamos mantener unas reglas de actuación, en los recursos eso no ocurre.
Así por ejemplo la colección de gorras es un recurso, mientras que Deporte, sería un área de interés si tengo el compromiso de hacer deporte 3 veces a la semana.
Esa sería la diferencia entre áreas de interés y recursos, el compromiso. En las áreas de interés te comprometes a hacer algo.
3 características del sistema PARA
El sistema PARA se base en las 3 características siguientes:
- el número 4 es el esencial. Hay 4 zonas para ubicar toda la información. Se intenta no pasar en cualquier organización de 4 niveles de profundidad.
- es un sistema que permite replicar tu sistema de gestión de proyectos y de tareas.
- y sobre todo mantiene la distinción entre la información que se puede accionar y la que no. Aunque no es una diferencia absoluta sino gradual. Los proyectos son lo más accionable y los archivos lo que menos.
La lista de proyectos
Crea tu lista de proyectos y luego comprueba cuál es la meta de cada uno de los proyectos.
Si hay un proyecto que no tiene meta, entonces no es un proyecto sino un sueño.
Si hay una meta sin proyecto, entonces es un sueño.
Al revisar, revisa más frecuentemente lo que sea más accionable.
Puedes revisar la lista de proyectos todos los días, las áreas de responsabilidad todas las semanas, los recursos todos los meses y archivos cuando sea necesario.