Libro “The checklist manifesto”

Aclaración: El término inglés checklists hace referencia a las listas de comprobación, listas de verificación o listas de chequeo. Pero dado que ninguno de esos términos ha acabado de cuajar en castellano, usaré el de checklist que es mucho más conocido.

Cómo hacer una checklist: The checklist manifesto

Hace poco he acabado de leer The Checklist Manifesto – How to Get Things Right ( El manifiesto de las checklist, cómo hacer las cosas bien) de Atul Gawande.

Es posiblemente el libro más conocido en el tema de las checklists.  Más que ser un tratado teórico sobre checklists, es un relato del esfuerzo del autor por aplicarlas en los procedimientos quirúrgicos aplicando ideas de otros campos como la aviación y la construcción.

Gawande habla con convencimiento de las ventajas de las checklists pero también nos recuerda con sinceridad los problemas para su aplicación y sus límites.

Checklists por qué son necesarias

Atul Gawande nos da el motivo:

“Tenemos un know-how acumulado estupendo, lo hemos puesto en manos de algunas de las personas más entrenadas, más habilidosas y más trabajadoras de nuestra sociedad. Y con él han conseguido cosas extraordinarias. Sin embargo, ese know-how es con frecuencia imposible de gestionar”

El volumen de información es cada día mayor. Con ello aumenta el riesgo de equivocarse, especialmente en situaciones de presión.

Cómo navegar la complejidad con checklists

Para Gawande la mejor manera de manejarse en situaciones complejas son las checklists.

Una checklist es una lista para realizar diversas comprobaciones. No se trata de cualquier tipo de comprobación, sino de comprobaciones simples con las que nos aseguraremos de que nada importante quede fuera.

Gawande pone en su libro un ejemplo muy interesante de cómo utilizar una pequeña comprobación para asegurarse de que todo va bien.

El grupo musical Van Halen fue de los primeros que comenzó creando conciertos a lo grande. Mientras los demás grupos de música usaban un máximo de tres trailers para llevar su equipo, Van Halen llevaba seis. Con los medios utilizados, aumentaba también el riesgo, así que Van Halen firmaba contratos muy extensos con los promotores de los conciertos regulando los más mínimos detalles.

Dentro de esos contratos había también exigencias que parecían totalmente caprichosas y excéntricas. Por ejemplo Van Halen demandaba que en el backstage estuviera siempre disponible un bol lleno de chocolates M&M, pero sin ninguna gragea de color marrón.

El grupo se lo tomaba tan en serio que al menos en un par de ocasiones anularon un concierto por encontrarse un M&M marrón.

El típico capricho absurdo de las estrellas de rock ¿no?

Pues resulta que no. Resulta que todo eso tenía una finalidad. La exclusión de los M&M marrones era una manera de comprobar que todo estaba bien. Al ver que no había ningún M&M marrón, el grupo podía estar seguro de que el promotor había leído bien el contrato y se había asegurado de que todo se cumpliera. Comprobando un detalle pequeño, se verificaba suficientemente el cumplimiento de muchas más cosas.

Esa es la finalidad de una checklist, comprobar de manera sencilla que varias tareas importantes se han hecho correctamente.

¿Funcionan las checklists?

Hoy en día no hay ningún avión que funcione sin checklists. Tanto para las operaciones ordinarias, como para todos los posibles contratiempos, existe una checklist que garantiza que la reacción de la tripulación sea la más adecuada.

Pero las checklists funcionan en muchos más campos. En medicina, por ejemplo, la misma Organización Mundial de la Salud ha admitido que sirven para reducir el número de complicaciones en las operaciones. Este fue precisamente el estudio que originó el libro que estamos comentando. La misma OMS las utiliza para otros asuntos como para facilitar el nacimiento de los niños.

¿Cómo hacer una checklist?

Gawande en su libro acude a uno de los mayores expertos en checklists para aviación: Dan Boorman. Boorman se encarga de realizar y actualizar checklists para la compañía Boeing.

En opinión de Boorman hay dos tipos de checklists, las buenas y las malas.

“Las checklists malas son vagas e imprecisas. Son demasiado largas; son difíciles de usar, son poco prácticas. Están hechas por personas que no conocen las situaciones en las que han de ser utilizadas. Tratan a las personas que usan las herramientas como tontas y tratan de especificar cada paso. Tratan de apagar el cerebro de la gente en lugar de encenderlo.

Las buenas checklists, por el contrario, son precisas. Son eficientes, van al grano y son fáciles de usar incluso en las situaciones más difíciles. No tratan de especificar todo ( una checklist no puede pilotar un avión) Por el contrario, lo que hacen es recordar los pasos más críticos e importantes, los que incluso los profesionales altamente cualificados que las usan podrían olvidar. Las buenas checklists son sobre todo practicas”

Boorman aclara todo lo que tiene que tener una buena checklist:

• Se ha de definir el momento en el que se ha de usar ( salvo que ese momento sea obvio por la misma naturaleza de la checklist, como ocurre en el caso de una checklist para el caso de que estalle un motor)
• Se ha de escoger si es una checklist Do-confirm o Read-do. En la lista do-confirm todas las personas involucradas hacen sus tareas independientemente y después se reúnen para verificar que todo se ha hecho bien. En la lista read-do, todos van leyendo la lista y comprobando al mismo tiempo que todo está correcto.
• Ha de tener entre 5 y 9 elementos. Boorman considera que no hay que ser demasiado estricto en esto si la ocasión requiere otra cosa y el tiempo lo permite. El peligro con incluir más elementos es que la lista empieza a distraer de otras cosas y se tiende a eliminar pasos.
• Debe entrar todo en una página.
• Las palabras han de ser simples y precisas.
• Se ha de usar el vocabulario propio de la profesión a que va dirigida.
• Han de estar libres de cualquier tipo de decoración o elemento innecesario.
• Se deben usar mayúsculas y minúsculas para mayor claridad.
• Es preferible que la letra sea del tipo “sans serif” como Helvética.
• Y sobre todo, una checklist no está preparada hasta que ha sido probada en el mundo real. Los borradores tienen fallos y hay que probarlos y pulirlos hasta que todo funciona perfectamente.

Además las listas han de estar permanentemente actualizadas. Por eso en aviación se pone la fecha en que se redactó la checklist.

¿Por qué nos resistimos a usar las checkllist?

Gawande es consciente de que muchas veces las checklists generan un cierto rechazo. ¿A qué se debe?

Para él los profesionales de hoy en día tienen tres características:

• Preocupación por los demás
• Habilidad
• Confianza

Además de esas tres características los pilotos tienen la disciplina de seguir las instrucciones de las checklists. Esa disciplina se impone desde los órganos superiores, con organismos encargados de crear listas de comprobación, actualizarlas y exigir su cumplimiento . Es importante conseguirlo porque funcionamos con sistemas, y lo más importante en un sistema no es la calidad de sus elementos sino la coordinación entre ellos. Nada mejor para conseguirlo que las checklists.

Cómo hacer checklists

Hay infinidad de programas y aplicaciones tanto para navegadores como para móviles, para poder hacer checklists.

Por ejemplo:

Checkli.com

Sin embargo, yo creo que es aún mejor hacerlas en algún programa instalado en nuestro ordenador como Excel.

Cómo crear una checklist en Excel

Aquí aclaran (en inglés) cómo hacerlo. Pero por si no entiendes el inglés, te hago un resumen rápido.

Primero hay que añadir la pestaña de desarrolladores. Para ello, haz click derecho sobre la parte de arriba de Excel y poner allí personalizar. En personalizar poner la v sobre la casilla de desarrolladores.

Una vez tengas esa pestaña, ve a la casilla donde quieras poner la casilla de verificación y pulsa en la pestaña de Desarrolladores, añadir, y allí en añadir escoge la checkbox.

Para una apariencia más profesional puedes usar el programa Adobe Acrobat.

Cómo crear checklists con Adobe Acrobat

Ten en cuenta que el Acrobat no es el Adobe Reader gratuito sino que es un programa de pago. Pero a diferencia del gratuito permite crear PDFs y no solo leerlos.

Aquí en este enlace tienes la explicación de cómo crear checklists con Adobe Acrobat.

Y si quieres ver cómo queda una checklist en Adobe Acrobat, puedes descargar el pdf resultante en este enlace.

Si te ha interesado el tema de las checklists, te recomiendo el libro The Checklist Manifesto: How To Get Things Right. No hay ninguno mejor sobre este tema.