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El sistema PARA de productividad

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Recientemente he leído un sistema de productividad que me parece interesante. Su autor se llama Tiago Forte. Es el sistema PARA.

El sistema PARA

PARA es la sigla formada con las iniciales de los 4 lugares en que se puede ubicar toda clase de información en el sistema PARA. Son estos:

Proyectos: son aquellos conjuntos de tareas que se caracterizan por tener un objetivo determinado y un vencimiento en el tiempo.

Por ejemplo: Hacer la declaración de la renta, poner la web con fondo rojo, apuntar al niño a una actividad extraescolar.

Áreas de responsabilidad: son esferas de actividad con un estándar que mantener en el tiempo. Por ejemplo: trabajo, pintar, tocar la guitarra, kárate.

Recursos: son aquellos intereses que tenemos de forma continuada.

Archivos: es el lugar donde vaya todo aquello que ya ha sido utilizado.

 

La distinción entre proyectos y áreas de interés

Es esencial distinguir correctamente entre proyectos y áreas de interés. Mientras los proyectos tienen una finalidad determinada y un vencimiento en el tiempo, las áreas de interés requieren unos criterios que se mantienen durante el tiempo.

El problema de no distinguir proyectos y áreas de interés es que:

  • entonces no eres capaz de saber cuántos compromisos has asumido.
  • no puedes unir tus proyectos con tus metas a largo plazo.
  • y no puedes saber lo cerca que estás de cumplir tus proyectos.

La distinción entre áreas de interés y recursos

Aunque Forte no lo aclara muy bien, entiendo que la diferencia entre áreas de interés y recursos está en que mientras en las áreas de interés deseamos mantener unas reglas de actuación, en los recursos eso no ocurre.

Así por ejemplo la colección de gorras es un recurso, mientras que Deporte, sería un área de interés si tengo el compromiso de hacer deporte 3 veces a la semana.

Esa sería la diferencia entre áreas de interés y recursos, el compromiso. En las áreas de interés te comprometes a hacer algo.

3 características del sistema PARA

El sistema PARA se base en las 3 características siguientes:

  • el número 4 es el esencial. Hay 4 zonas para ubicar toda la información. Se intenta no pasar en cualquier organización de 4 niveles de profundidad.
  • es un sistema que permite replicar tu sistema de gestión de proyectos y de tareas.
  • y sobre todo mantiene la distinción entre la información que se puede accionar y la que no. Aunque no es una diferencia absoluta sino gradual. Los proyectos son lo más accionable y los archivos lo que menos.

La lista de proyectos

Crea tu lista de proyectos y luego comprueba cuál es la meta de cada uno de los proyectos.

Si hay un proyecto que no tiene meta, entonces no es un proyecto sino un sueño.

Si hay una meta sin proyecto, entonces es un sueño.

Al revisar, revisa más frecuentemente lo que sea más accionable.

Puedes revisar la lista de proyectos todos los días, las áreas de responsabilidad todas las semanas, los recursos todos los meses y archivos cuando sea necesario.

 

 

Los mini hábitos

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Alrededor de un 45% de nuestro comportamiento está compuesto por hábitos. Nuestro cerebro transforma los comportamientos repetidos en automáticos.  Así que si mejoramos nuestros hábitos seremos mucho más parecidos a lo que queremos ser ¿no?

Todos sabemos que cambiar de hábitos es difícil.

Stephen Guise en su libro Mini-hábitos nos recomienda que usemos el cambio más mínimo posible: el mini-hábito.

Puedes ver el resumen en youtube o leerlo aquí.

Por qué es difícil cambiar de hábitos

Si nuestra motivación es alta, podemos hacer algo necesitando muy poca fuerza de voluntad. Es como el primer día que vamos al gimnasio después de habernos apuntado. Estamos ultramotivados y sentimos muy poca pereza. Todo parece muy fácil. Sin embargo, un par de semanas después, nuestra motivación ha bajado. Entonces necesitamos mucha más fuerza de voluntad.

Es como si fuera una fórmula: motivación+ fuerza de voluntad – dificultad de la acción = resultado.

Si nos ponemos un objetivo demasiado ambicioso como hacer 50 flexiones todos los días, el principio será fácil por la motivación, pero cuando esta desaparezca vamos a necesitar una cantidad ingente de fuerza de voluntad para conseguir nuestra meta.

Podríamos intentar mantener la motivación siempre alta, pero no es nada sencillo. Así que la respuesta que da Guise es bajar la dificultad de la acción. Así podemos desvincular la motivación de la acción y evitar la fatiga subjetiva, que es la que se produce cuando no te sientes capaz de hacer una tarea.

Es mejor tener objetivos vergonzosos y resultados imponentes que objetivos imponentes y resultados vergonzosos.

Los minihábitos

Un mini hábito es una rutina de comportamiento en su ínfima expresión.

Es un paso de bebé tan sencillo que es imposible que fracases.

Son cosas como hacer una flexión, dedicar 10 segundos a meditar, escribir una línea cada día, dedicar un minuto a estar con tus hijos, hablar con tus amigos 10 minutos a la semana.

¿Cómo puedes fracasar en eso?

El círculo virtuoso del minihábito

La idea del minihábito es que al cumplirlo, se te generen sensaciones positivas y esas sensaciones te produzcan más ganas de volver a cumplirlo, generando una especie de bucle positivo.

Cómo establecer un minihábito

  • Lo primero que tienes que hacer es pensar en lo que quieres cambiar. Los mini hábitos no sirven para cambiar conductas activas negativas ( como tomar alcohol o drogas) pero sí para conductas negativas pasivas ( como la procrastrinación). Cuando sepas lo que quieres cambiar, piensa en qué conducta te serviría y luego busca la mínima expresión de esa conducta. Ese será el minihábito. 
  • Busca el porqué. ¿Por qué quieres cumplir ese minihábito? Encontrar el porqué reforzará tu determinación.
  • Busca los disparadores que harán que realices el minihábito. El disparador puede ser situacional ( cada vez que el camarero me pregunte que quiero de comer) o temporal ( todas las mañanas).
  • Prepárate para sentirte contento cada vez que cumplas el minihábito. Además te puedes dar una recompensa por cumplir.
  • Haz el seguimiento de cada minihábito. Resiste la tentación de aumentar el minihábito por cumplirlo. Por otro lado si no eres capaz de cumplir, es posiblemente porque el minihábito es demasiado grande. Si es así, cámbialo en un hábito aun más pequeño.

El resultado deseado

Si realizas bien el minihábito, se convertirá en parte de tu naturaleza. La formación de hábitos depende de la persona y del hábito y no tarda entre 21 y 34 días sino más bien entre 18 y 254 según Guise. Sean o no esas las cifras, es muy variable lo que se tarda en formar un hábito. Pero tú notarás cuando se ha convertido en un comportamiento automático, porque te resultará más fácil hacerlo que no hacerlo. Formará parte de tu identidad.

En realidad, los minihábitos son una aplicación de un principio que data de tiempo inmemorial: Divide et impera. Divide y vencerás. Si cumplir un hábito es complicado, cumple un hábito más sencillo. Es además lo que predica el sistema del kaizen ( el proceso japonés de mejora continua)

A veces la humildad es el camino a la victoria.

Si te ha interesado el tema, te recomiendo el libro de Guise: Minihábitos.

La mente en este paso

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¿Cuántas veces has hecho algo y has sentido que tu mente no te acompañaba? ¿Cuántas veces has empezado algo y has sentido que tu mente se iba a dar una vuelta como un perro desobediente que se escapa cuando le abres la puerta de casa?

Seguro que muchas veces has deseado tener más concentración. 

Pero para concentrarse no vale con repetirte muchas veces que quieres concentrarte. Es necesario entrenar la mente como entrenarías a un perro. Enseñarle a tu mente que no puede salir corriendo cada vez que pasa un coche rojo, sino que tiene que seguir a tu lado. Y como a un animal, no le puedes enseñar eso con palabras, se lo tienes que grabar mediante la repetición.

 

Pensamiento lateral, pensamiento delantero y pensamiento trasero

Mantener la concentración es como conducir un coche. Tienes que tener cuidado con lo que tienes delante, con lo que tienes a los lados y con lo que tienes detrás.

Cada vez que quieres concentrarte en algo, tienes tres tipos de peligros: 

  • Los pensamientos laterales. Son aquellas cosas diferentes a la tarea que estás haciendo y que llaman tu atención. Pensar en “Narcos” mientras estás haciendo la cena, pensar en comer mientras estás volviendo en el coche del trabajo, o pensar en la llamada que tienes que hacer mientras estás escribiendo una entrada.
  • Los pensamientos traseros. Estos son los pensamientos de tu pasado que te tratan de distraer. Lo mal que lo hiciste en la última clase de conducir,  lo bien que has quedado con tus amigos al contar tu viaje a Japón. Cualquier cosa del pasado.
  • Los pensamientos delanteros. Las cosas que te preocupan o que hacen que te relamas imaginándolas. El miedo a no tener tiempo a preparar el informe de Martínez, las ganas de ver a la persona que te gusta.

Son tres tipos de distracciones, pero su efecto es siempre el mismo. Te sacan de tu ahora.

Spotlight

Tu atención consciente es como la luz (spotlight)  que sigue al protagonista de un monólogo en un teatro. Solo puede estar en un lugar a la vez.

Las distracciones son como personas que te tuvieran atado con cuerdas y que tratan de tirar de ti para sacarte de la luz. Si dejas que tiren de ti, dejarás de estar atento y caerás en las tinieblas de la dispersión.

La mente en el paso que estás dando ahora

Hagas lo que hagas, pon tu mente en ello.

¿Cómo?

1. Ten la intención de fijar tu mente solo en una acción determinada por un tiempo determinado. Determina cuál será esa acción y el tiempo que vas a estar concentrado en ella. La concentración constante y permanente quizá ( no lo sé) sea posible para monjes tibetanos, pero no lo es para gente corriente.

Antes de empezar piensa en el resultado, pero una vez que empiezas, olvídate del resultado y concentrate en la acción.

La acción conviene que sea lo más específica posible. Un paso determinado. Si escribes, céntrate en escribir. Si corriges, céntrate en corregir. Si decides lavar los platos primero, concéntrate en lavar los platos y no en secarlos.

Usa algún tipo de elemento que te recuerde tu compromiso de concentración. Puede ser un objeto que represente la concentración ( por ejemplo una campanita) un dibujo, o una frase que repitas varias veces.

2. Establece el entorno perfecto para la concentración. Eso significa tener todo lo que necesitas ( agua, bolígrafos, el cargador del ordenador o cualquier otra cosa necesaria) y eliminar todo lo que te distrae y no necesitas ( móvil, una revista de coches o lo que sea)

3. Cada vez que la atención se salga de la zona, llévala de vuelta allí.  No te desesperes si tienes que arrastrar tu atención hacia la tarea muchas veces. Piensa en positivo: cada vez que la recuperas, estás fortaleciendo tu atención y haciendo más fácil la concentración en el futuro.

18 minutos de Peter Bregman. Resumen del libro

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¿Y si pudieras mejorar tu vida con solo 18 minutos al día? Peter Bregman en su libro 18 minutos te explica cómo conseguirlo.

Tus objetivos

No basta con apresurarte yendo a todos lados, necesitas pausa. Incluso en la preparación de un maratón, dos días de la semana se destinan al descanso.

Para, y una vez que lo hayas hecho, piensa por dónde has de empezar. Si eres ambicioso y quieres hacer demasiadas cosas a la vez, plantéate un máximo de 5 cosas que quieras hacer de verdad y a las que quieras dedicar el 95% de tu tiempo.

¿No sabes cuáles pueden ser esas cosas? Para encontrarlas puedes partir de tus puntos fuertes e incluir alguno de tus puntos débiles. Si tienes algo que te hace diferente a los demás, no huyas de ello, al contrario, eso te hará descubrir tu pasión y te permitirá destacar de los otros.

Los 18 minutos diarios

Con solo 18 minutos al día puedes cambiar tu vida. ¿Cómo?

Empieza dedicando 5 minutos por la mañana a planificar el día. Piensa en lo que quieres hacer y en las cosas que quieres evitar. Por ejemplo puedes querer evitar gritar a tus familiares.

Pon en tu calendario las cosas que quieras hacer. A veces puede que tengas que atrasarla, pero no lo atrases más de tres días.

Luego dedica un minuto al descanso cada hora. Dedícalo a pensar en lo que has hecho y lo que tienes por delante. Eso te hará estar más concentrado y tener más energía.

Por último dedica 5 minutos al final del día para repasar lo que has hecho.

 

Las distracciones

Finalmente has de evitar las distracciones. Para ello, el libro propone las siguientes técnicas:

Cambia tu entorno. Al cambiar algo tan básico como la ubicación de tu mobiliario, haces más difícil distraerte.

Haz tus tareas más divertidas. Usa la gamificación.

Establece una zona de trabajo libre de distracciones.

Distraete de tus distracciones. Puedes poner una alarma cada X tiempo para recordarte que tienes que abandonar twitter.

Y un consejo final. Empieza poco a poco, lo demás ya se resolverá solo.

Si te interesa el libro, 18 minutos, puedes pulsar en la imagen de abajo.

Meditación productiva

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¿Has tenido alguna vez la sensación de que cada vez te cuesta más pensar?

Si te pasa, no estás solo. Cada día es más difícil concentrarse. Y no es casualidad. Nuestro cerebro está preparado para distraerse. Hoy en día mirar qué nuevo mail ha entrado es un inconveniente, pero en las épocas primitivas, más te valía dejar de coser una piel si escuchabas el ruido de un tigre. Distraerse era útil en el pasado.

Por: flickr.com/photos/sixtwelve/11499609944/

Pero ya no vivimos entre animales salvajes. Nos vendría bien no distraernos tan fácilmente. ¿Cómo conseguirlo?

En su libro Deep Focus, Cal Newport propone lo que él llama meditación productiva.

Newport propone aprovechar momentos que serían en principio improductivos, como pasear al perro, ir en el coche o darse una ducha, para considerar un problema del que tengas que ocuparte ( de ahí lo de productiva) , sin dejar que tu mente se vaya a otro asunto ( de ahí lo de meditación).

Para empezar, hazte preguntas que te sirvan para descubrir los puntos esenciales. Una vez que los hayas descubierto, sigue haciéndote preguntas para ver cómo puedes hacer frente a esos problemas.

Como en cualquier meditación, si algo te distrae, toma tu atención y llévala de nuevo al asunto que estás considerando.

La cuestión no es resolver el asunto (aunque oye, eso tampoco va nada mal). El objetivo es acostumbrar a tu cerebro a centrarse en un solo tema durante un tiempo que puede ser cada vez más largo.

Nuestro cerebro no está preparado de serie para pensar durante mucho rato seguido. Es nuestro trabajo acostumbrarlo.

Tendemos a pensar que las actividades más importantes y centrales de nuestra vida no requieren ningún tipo de entrenamiento. Ser feliz, escribir, escuchar, amar, cuidar a nuestros hijos. Sin embargo una y otra vez descubrimos por las malas que no basta con hacer algo, sino que es necesario entrenarse para hacerlo bien.

Actividades aparentemente tan sencillas como hablar, escribir o escuchar, pueden exigir toda una vida de esfuerzos para que hacerlas bien. Ocurre lo mismo con pensar. Parece fácil, pero no lo es. Y la única manera de mejorar, es adoptar una determinada estrategia y llevarlo a cabo con disciplina.

 

Felipe`s Time

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He llegado de trabajar y he comido. Después de comer siempre me entra la típica modorra que me deja sin ganas de hacer nada. Sé que tengo que ir al gimnasio. Llevo yendo al gimnasio dos días por semana desde hace años. No voy más días, pero salvo raras excepciones tampoco voy menos. Y tengo que confesar que lo odio. No es que no me guste, es que lo odio. Voy a hacer máquinas y hacer máquinas es una actividad repetitiva y encima dolorosa físicamente.

Sería ideal ir a las cinco, pero pasan los minutos. He descansado un rato, he hecho algunas cosas por la casa y he jugado un rato con mi hijo. No he ido al gimnasio todavía, pero la incomodidad de saber que tengo que ir al gimnasio me sigue persiguiendo.

Acabo yendo. A las 7, como casi siempre.

La carga de las cosas sin hacer

Alguien (cuyo nombre no recuerdo ahora) dijo : “no hay nada más pesado que las tareas incompletas” . Cada cosa sin hacer es como un peso que llevas encima. Me recuerda a la película “La misión” en que uno de los misioneros, como penitencia, arrastraba varias piezas de armadura en una red.

Pero no todos los pesos son iguales. Cuanto menos apetecible es la tarea a realizar, más peso tiene. Para mí, hacer la declaración de la renta es mucho más pesado que salir a quitar las hierbas del jardín.

El trabajo es el peso por la distancia

Eso trae a mi mente la fórmula que aprendí en el colegio y que milagrosamente aun no he olvidado.

Trabajo = Fuerza * Distancia

Obviamente esa fórmula tiene solo una relación remota con lo que vemos aquí. Pero nos viene bien para recordar que el esfuerzo a realizar depende de dos factores, el peso de la carga y el tiempo que la llevas.

Esfuerzo total= peso de la carga* tiempo que se soporta.

Cuanto más tiempo dejas sin hacer una tarea más gasto de energía conlleva.

Felipe´s Time: la maldición del procrastinador. 

No sé si recuerdas el comic de Mafalda. Uno de los protagonistas era un niño llamado Felipe que siempre se torturaba pensando en que tenía que hacer los deberes pero que nunca los hacía. Era un absoluto procrastrinador.

Imaginémonos que nuestro querido Felipe tiene que hacer los deberes por la tarde. Para simplificar pensemos que puede empezar a hacerlos a las 5 o a las 7.

Si Felipe empieza a hacer los deberes a las 5, tendrá que soportar solamente el dolor de hacer los deberes. Llamemos a ese dolor D.  Por tanto, dolor deberes a las cinco 5= D

Si Felipe empieza a hacer los deberes a las 7, tendrá que soportar el dolor de hacer los deberes más el dolor de pensar que tiene que hacer los deberes. Si cada hora ese pensamiento genera un dolor que vamos a llamar F (en honor de Felipe) podremos decir que Dolor deberes a las 8= D + F + F. La primera F por el dolor de 5-6 y la otra F por el dolor de 6-7.

Es decir, Felipe será mucho más feliz si hace los deberes a las 5 que si los hace a las 7, porque si los hace a las 5 tiene que soportar el dolor de los deberes y si los hace a las 7 el dolor de los deberes y dos horas del dolor procrastinador de Felipe.

Así que podríamos llamar a todo ese tiempo que Felipe sufre innecesariamente el tiempo de Felipe (Felipe´s Time) porque es un “regalo” de dolor que se hace a sí mismo por ser tan procrastinador.

Ah, y sí, hoy sí que fui al gimnasio a las 5. Mucho mejor, donde va a parar.