Cuando tratamos de ser eficaces, pensamos en cualquier tipo de truco para conseguir hacer más cosas en menos tiempo. Las tareas son muchas, cada día más, y no tenemos tiempo para todas, así que vamos como el conejo de Alicia, intentando correr para llegar a todos lados.
Pero no es posible.
Hemos de cambiar nuestra mentalidad, y una buena manera de cambiar la mentalidad es cambiar las preguntas que hacemos.
En su libro Great at Work, Morten T Hansen nos da la pregunta clave para ser más productivos:
En lugar de preguntar cuántas tareas puedes abordar dadas tus horas de trabajo, pregunta de cuántas puedes deshacerse dado lo que debes hacer para sobresalir
A lo largo del día tenemos muchas tareas que no nos aportan gran cosa. Solamente suponen una carga en nuestro día a día sin casi producirnos ningún beneficio. Ese tipo de tareas son las que tenemos que cortar.
La supresión de cualquier tarea improductiva es un éxito, pero si además consigues eliminar una tarea que sea recurrente, de esas que tienes que hacer todas las semanas o incluso todos los meses, el éxito será mayor.
Pregúntate: ¿de qué tareas te puedes deshacer sin que suponga un perjuicio?
Quizá en alguna ocasión has escuchado esta palabra: Scrum. Y si no eres un informático, posiblemente te ha sonado a chino.
El scrum es un método para realizar proyectos que se aplica en las compañías tecnológicas más punteras del mundo. Inicialmente se aplicaba a los proyectos informáticos, pero con el tiempo se ha extendido a todo tipo de proyectos, tanto personales como de negocios.
El libro "The art of doing twice the work in half the time" ( el arte de hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo) de Jeff Sutherland explica muy bien lo que es el scrum.
Ya no podemos seguir actuando como antiguamente. Para Sutherland, está bien hacer planes, pero cuando los planes se encuentran con la realidad, se suelen romper.
Es necesario cambiar la manera de actuar y considerar los principios siguientes:
Inspecciona todo lo que haces. Todo es susceptible de cambiarse.
Cambiar o morir. No te aferres a seguir haciendo lo que has hecho siempre. En el mundo actual, no cambiar equivale a quedarse necesariamente atrás.
Falla rápido para que puedas arreglarlo pronto. Si estás yendo por el camino incorrecto, es mejor que lo sepas lo antes posible.
Jeff Sutherland descubrió un estudio japonés de 1986 llamado "the new new product development game" escrito por Takeuchi y Nonaka. Ese documento se basa en los principios siguientes:
La duda es la muerte. Observa, orienta, decide y actúa.
Mira afuera para encontrar respuestas. Contempla las características que funcionan en otros sistemas y aplícalos al tuyo.
Los equipos deben estar estructurados correctamente: para que una organización se destaque, sus equipos deben ser multifuncionales, autónomos y empoderados.
No te limites a tratar adivinar si algo funciona. En lugar de eso hazlo. Comprueba si has obtenido el resultado deseado y adapta tus actuaciones futuras en consecuencia.
Shu Ha Ri: obedecer, desapegarse y separarse. Primero debemos obedecer las reglas que funcionan. Una vez que los domines, puedes comenzar a innovar. Finalmente, puedes descartar las reglas iniciales y tomar decisiones únicas.
La productividad del equipo es más importante que la productividad individual. Pero no se trata de poner más gente. "Más recursos hacen que el equipo vaya más lento".El mínimo de un equipo es de tres personas, siete es la cantidad ideal, pero más de nueve solo ralentiza el equipo.
Los equipos han de ser autónomos y multifuncionales, conteniendo todas las habilidades necesarias para tener éxito.
El tiempo es finito y debe tratarse de esa manera. Para aprovechar al máximo el tiempo, debe hacer que su trabajo se base en el tiempo. Divida su trabajo en períodos cortos, regulares y establecidos. Estos Ciclos de Sprint deben durar entre una y cuatro semanas.
El final de tu ciclo de Sprint debería tener algo que mostrar.
Lista de trabajos pendientes–> Tareas pendientes–> Actividades pendientes–> Listo
"Hacer la mitad de algo es no hacer nada" La multitarea te hace estúpido.
Trabajar demasiado te lleva a cometer errores. Trabajar más horas te hace tener menos rendimiento. Trabaja solo los días de semana y un número de horas que no sea excesivo. Tómate vacaciones para no quemarte.
Ten objetivos que puedas lograr.
Elimina todo lo que disminuya la productividad del equipo.
Planifica solo lo que sea necesario.
No uses el número de horas para planificar, porque es demasiado rígido. Usa términos más flexibles. Algo como las tallas: pequeña, mediana, grande. Es más fácil clasificar las cosas así.
Planifica como una historia. Piensa en quién obtendrá un beneficio. Luego piensa en qué beneficio obtendrá, y por último piensa en por qué necesita ese beneficio.
Para Sutherland, la felicidad es importante por varios motivos:
La felicidad predice el éxito y es esencial entre los individuos y los equipos. Es esencial darse cuenta de que la felicidad verdadera se encuentra en el proceso y no en el resultado, por eso no hay que recompensar los logros sino el esfuerzo por la grandeza. Hay que evitar el orgullo que se deriva de las recompensas basadas en resultados y que lleva a la autocomplacencia.
Lo que una organización prioriza según el metodo scrum debe basarse en hacerse las siguientes preguntas:
¿Tendrá un impacto significativo?
¿Será importante para los clientes?
¿Hará dinero?
¿Será la opción más fácil de implementar?
Para decidir qué tarea debes hacer primero, debes crear una lista de todo lo que se podría hacer en un proyecto. Luego, coloca los elementos con el valor más alto y el riesgo más bajo en la parte superior de la lista.
Jeff recomienda centrarse en el 20% que produce el 80% de los resultados. Intenta crear un producto mínimo viable ( MVP en inglés) que pueda presentarse a los clientes. Luego recibe los comentarios y adapta tu actuación en consecuencia.
El método scrum está cambiando el mundo, no solo en el mundo empresarial sino en todo tipo de organizaciones y en la productividad individual.
Si quieres descubrir el método Scrum y aplicarlo en tu vida para mejorar tu productividad, te recomiendo el libro
Cómo hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo
¿Alguna vez has tenido envidia de esas personas que saben desde pequeños el destino que tienen?
¿Alguna vez has sentido que te interesan demasiadas cosas a la vez y que eso es un problema?
Para Emilie Wapnick estás equivocado. No tienes ningún problema, lo que te ocurre es que eres multipotencial.
Ser multipotencial es interesarse por muchas cosas a la vez y dedicar tiempo a todas ellas. Emilie Wapnick ha sido guitarrista, diseñadora web, camarógrafa, bloguera, emprendedora y escritora. Y no se arrepiente de ninguna de esas cosas porque cree que tener una sola vocación es un mito.
Estamos acostumbrados a leer biografías de los más grandes deportistas, de escritores de mucho éxito y de empresarios que han destacado extraordinariamente en sus profesiones dedicando íntegramente su vida a ellas, pero no todo el mundo tiene el deseo de hacerlo así.
En todas las lenguas existen frases que indican que la persona que se dedica a muchas cosas al mismo tiempo no tiene éxito en ninguna. En español se dice “quién mucho abarca poco aprieta” y “aprendiz de mucho maestro de nada”.
Sin embargo hay muchos casos en la historia de personas que se dedicaron a muy diversas actividades consiguiendo logros importantes en todas ellas cómo Benjamin Franklin o Leonardo da Vinci.
Aunque no siempre seamos conscientes los multipotenciales tienen varias ventajas sobre otras personas:
La capacidad para sintetizar ideas. La misma necesidad de comprender un campo de manera rápida hace que tiendan a la síntesis. El hecho de que miren como un novato hace que puedan plantear respuestas imaginativas a problemas que lleva mucho tiempo sin resolverse.
El aprendizaje rápido. Los multipotenciales están acostumbrados al sufrimiento que implica empezar una disciplina. Por eso son capaces transformar los nuevos conocimientos en habilidades.
Adaptabilidad. Los multipotenciales al tener una bolsa de trucos muy amplia pueden adaptarse a los cambios y resistir en circunstancias complicadas.
Pensamiento holístico. Al tener conocimientos de diversas disciplinas, los multipotenciales son capaces de mirar los problemas desde arriba obtener soluciones que combinan diversos campos.
Empatía. La tendencia de los multipotenciales a la conexión hace que puedan también conectar más fácilmente con otras personas siendo más empáticos.
Los multipotenciales con más éxito consiguen aunar tres elementos:
El dinero que es el medio para conseguir sus propósitos. Necesitan el suficiente dinero para mantener su multipotencialidad.
El propósito. Puede ser muy diverso, pero es importante sentir qué haces las cosas por algo aunque no sea motivos que se consideran nobles.
La variedad. Los multipotenciales necesitan tener una diversidad suficiente de actividades para no aburrirse.
La multipotencialidad puede ser de 4 tipos:
Modelo abrazo grupal. es el de las personas que tienen un trabajo con una variedad tan grande que no necesitan realizar actividades diferentes. Por ejemplo un emprendedor, un gerente de proyectos o cualquier otro trabajo que sea suficientemente genérico.
Modelo colcha de retazos. Muy típico de artistas. Es el de las personas que tienen dos o más empresas o negocios que realizan a tiempo parcial cómo ser disc-jockey y cocinero dedicando un horario diferente a cada actividad. Es el modelo preferido por las personas que valoran la libertad por encima de la seguridad.
Modelo de Einstein. Albert Einstein era funcionario público del gobierno suizo para solicitudes de patentes durante el día, pero cuando acaba con este trabajo se dedicaba a sus investigaciones. los que siguen el modelo de Einstein prefieren la seguridad y tienen un trabajo estable que proporciona la mayor parte de sus ingresos y que les permite destinar el resto del tiempo a otras cosas que le resultan interesantes.
Modelo Fénix es el de las personas que se destinan un asunto determinado durante un tiempo varios meses o años y después cambian algo totalmente diferente.
Wapnick aconseja solucionar los siguientes puntos para llevar mejor la multipotencialidad: Organización de la rutina. Es importante tener bien gestionado tu tiempo para que no te devore en las diferentes actividades que quieres realizar.
Toma de decisiones Es importante saber cuándo tienes que dejar una determinada actividad y dedicarte a otra. En muchas ocasiones los multipotenciales dejan la actividad cuando ya no la consideran complicada
Conseguir una buena actitud. hay que establecer rituales que permitan acabar con la resistencia interna y con la procrastinación. Entre ellos Wapnick recomienda la meditación, el ejercicio físico, mantener un diario, establecer un ambiente de trabajo organizado, utilizar la técnica pomodoro y tener una persona que te apoye en tus metas.
Que sepas que yo desde ahora no me considero ya una persona incapaz de concentrarme en solo una cosa. Me considero multipotencial, que suena mucho mejor. ¿Y tú? ¿Eres capaz de concentrarte en una sola actividad o te interesan varias?
Si te interesa el libro de Emilie Wapnick, en este enlace tienes la versión en inglés.
Regla numero uno - No más días cero. ¿Qué es un día cero? Un día cero es cuando no haces una jodida cosa hacia cualquier sueño, meta o deseo o lo que sea que tengas. No más ceros. No digo que tengas que sacar un ensayo todos los días, no se trata de eso. Lo que trato de decir es que tienes que hacerte a ti mismo, prometerte, que el nuevo SISTEMA en el que vives es un sistema NO CERO. ¿No hiciste nada en todo el maldito día y son las 11:58 PM? Escribe una oración. Una flexión. Lee una página de ese capítulo. Uno. Porque uno no es cero. ¿Me escuchas? Cuando estás en la espiral de estar desanimado, tu patrón de comportamiento es mantener el vórtice en funcionamiento, a eso estás acostumbrado. Convertirse en el maestro universal de la productividad no sucede dsesde esa espiral. Sucede desde una cadena masiva de NO CEROS CONSISTENTES. Esa es la regla número uno. No lo olvides.
¿Cuántas veces has comenzado con un hábito con mucha energía y de pronto ha llegado un día en el que no has podido dedicarle tiempo y ahí has comenzado a dejar el hábito?
Eso es un día cero. Un día en que no haces nada para conseguir tus metas. Un día sin progreso ninguno.
En los hábitos, si no avanzas estás retrocediendo. Es como un cohete que si no sube, está bajando. Por eso no puedes permitirte días cero. Porque un día cero es el principio de la caída.
Cualquier acto, por mínimo que sea, nos salva del día cero. Correr un minuto, escribir una línea, hacer una llamada, hacer una flexión, dedicar un minuto a la meditación, quitarnos una patata frita del plato.
Aquí es aplicable el "paso del bebé" del que habla BJFogg. Un paso de bebé es una acción mínima dirigida a tu objetivo final. Lo importante no es el grado de avance sino el ponerte en la dirección correcta. Los hábitos se construyen caminando hacia delante, cualquier paso de bebé es un paso hacia delante, y una jornada de mil leguas comienza con un solo paso como decía Lao Tse.
Una buena forma de aplicar la regla del no más ceros es mediante el llamado sistema Seinfeld.
El sistema Seinfeld toma su nombre del actor americano Jerry Seinfeld que propuso este sencillo método. El método consiste en tomar un calendario de papel bastante grande e ir poniendo una cruz en cada día en que seas capaz de hacer algo por tu hábito.
Si algún día te quedas a cero, entonces tienes que pintar toda la casilla del día de color.
Así, de un solo vistazo puedes saber cuántos días has cumplido con tu hábito. Y viéndolo sentirás el deseo de seguir poniendo cruces todos los días, hasta que el hábito se convierta en algo automático.
No dejes ningún día a cero. Si al leer esto, todavía no has cumplido con el hábito que te has propuesto para hoy, muévete y dedícale aunque sea un minuto. Lo importante es no quedarte a cero.
Recientemente he leído un sistema de productividad que me parece interesante. Su autor se llama Tiago Forte. Es el sistema PARA.
PARA es la sigla formada con las iniciales de los 4 lugares en que se puede ubicar toda clase de información en el sistema PARA. Son estos:
Proyectos: son aquellos conjuntos de tareas que se caracterizan por tener un objetivo determinado y un vencimiento en el tiempo.
Por ejemplo: Hacer la declaración de la renta, poner la web con fondo rojo, apuntar al niño a una actividad extraescolar.
Áreas de responsabilidad: son esferas de actividad con un estándar que mantener en el tiempo. Por ejemplo: trabajo, pintar, tocar la guitarra, kárate.
Recursos: son aquellos intereses que tenemos de forma continuada.
Archivos: es el lugar donde vaya todo aquello que ya ha sido utilizado.
Es esencial distinguir correctamente entre proyectos y áreas de interés. Mientras los proyectos tienen una finalidad determinada y un vencimiento en el tiempo, las áreas de interés requieren unos criterios que se mantienen durante el tiempo.
El problema de no distinguir proyectos y áreas de interés es que:
Aunque Forte no lo aclara muy bien, entiendo que la diferencia entre áreas de interés y recursos está en que mientras en las áreas de interés deseamos mantener unas reglas de actuación, en los recursos eso no ocurre.
Así por ejemplo la colección de gorras es un recurso, mientras que Deporte, sería un área de interés si tengo el compromiso de hacer deporte 3 veces a la semana.
Esa sería la diferencia entre áreas de interés y recursos, el compromiso. En las áreas de interés te comprometes a hacer algo.
El sistema PARA se base en las 3 características siguientes:
Crea tu lista de proyectos y luego comprueba cuál es la meta de cada uno de los proyectos.
Si hay un proyecto que no tiene meta, entonces no es un proyecto sino un sueño.
Si hay una meta sin proyecto, entonces es un sueño.
Al revisar, revisa más frecuentemente lo que sea más accionable.
Puedes revisar la lista de proyectos todos los días, las áreas de responsabilidad todas las semanas, los recursos todos los meses y archivos cuando sea necesario.
Alrededor de un 45% de nuestro comportamiento está compuesto por hábitos. Nuestro cerebro transforma los comportamientos repetidos en automáticos. Así que si mejoramos nuestros hábitos seremos mucho más parecidos a lo que queremos ser ¿no?
Todos sabemos que cambiar de hábitos es difícil.
Stephen Guise en su libro Mini-hábitos nos recomienda que usemos el cambio más mínimo posible: el mini-hábito.
Puedes ver el resumen en youtube o leerlo aquí.
Si nuestra motivación es alta, podemos hacer algo necesitando muy poca fuerza de voluntad. Es como el primer día que vamos al gimnasio después de habernos apuntado. Estamos ultramotivados y sentimos muy poca pereza. Todo parece muy fácil. Sin embargo, un par de semanas después, nuestra motivación ha bajado. Entonces necesitamos mucha más fuerza de voluntad.
Es como si fuera una fórmula: motivación+ fuerza de voluntad - dificultad de la acción = resultado.
Si nos ponemos un objetivo demasiado ambicioso como hacer 50 flexiones todos los días, el principio será fácil por la motivación, pero cuando esta desaparezca vamos a necesitar una cantidad ingente de fuerza de voluntad para conseguir nuestra meta.
Podríamos intentar mantener la motivación siempre alta, pero no es nada sencillo. Así que la respuesta que da Guise es bajar la dificultad de la acción. Así podemos desvincular la motivación de la acción y evitar la fatiga subjetiva, que es la que se produce cuando no te sientes capaz de hacer una tarea.
Es mejor tener objetivos vergonzosos y resultados imponentes que objetivos imponentes y resultados vergonzosos.
Un mini hábito es una rutina de comportamiento en su ínfima expresión.
Es un paso de bebé tan sencillo que es imposible que fracases.
Son cosas como hacer una flexión, dedicar 10 segundos a meditar, escribir una línea cada día, dedicar un minuto a estar con tus hijos, hablar con tus amigos 10 minutos a la semana.
¿Cómo puedes fracasar en eso?
La idea del minihábito es que al cumplirlo, se te generen sensaciones positivas y esas sensaciones te produzcan más ganas de volver a cumplirlo, generando una especie de bucle positivo.
Si realizas bien el minihábito, se convertirá en parte de tu naturaleza. La formación de hábitos depende de la persona y del hábito y no tarda entre 21 y 34 días sino más bien entre 18 y 254 según Guise. Sean o no esas las cifras, es muy variable lo que se tarda en formar un hábito. Pero tú notarás cuando se ha convertido en un comportamiento automático, porque te resultará más fácil hacerlo que no hacerlo. Formará parte de tu identidad.
En realidad, los minihábitos son una aplicación de un principio que data de tiempo inmemorial: Divide et impera. Divide y vencerás. Si cumplir un hábito es complicado, cumple un hábito más sencillo. Es además lo que predica el sistema del kaizen ( el proceso japonés de mejora continua)
A veces la humildad es el camino a la victoria.
Si te ha interesado el tema, te recomiendo el libro de Guise: Minihábitos.