Los métodos sencillos pueden ser muy efectivos.

El magnate del acero y de las navieras Charles Schwab lo descubrió en 1918. Schwab era extremadamente rico y poderoso, pero quería seguir mejorando. Y para ello se reunió con Ivy Lee, un experto de productividad.

-Si puede usted conseguir que seamos más productivos – retó Schwab a Lee- le daré lo que usted me pida.

-Solo necesito un rato con cada empleado– contestó Lee sonriendo-. Luego dejaremos que pasen unos meses, y si al cabo de ese tiempo considera que mi consejo ha sido de utilidad, págueme lo que quiera.

Supongo que Schwab no tenía demasiada confianza en que lo que Lee pudiera conseguir. No olvidemos que la suya era una empresa ya muy optimizada. Pero como tenía poco que perder aceptó.

Ivy Lee fue explicando su método a todos los empleados de Schwab.

Al cabo de tres meses, Ivy Lee recibió un cheque. Veinticinco mil dólares de la época. Un auténtico dineral hoy en día. Y no solo eso. Schwab le escribió a Lee diciéndole que nunca una idea le había resultado tan útil.

El método Ivy Lee de las 6 tareas.

El consejo que Lee les dio a los empleados de Schwab era muy sencillo.

Cada noche – les dijo Lee- has de escribir en un papel las 6 tareas que realizarás el día siguiente. Solo 6. No escribas ninguna más. Además has de ordenarlas en función de su verdadera importancia. Cuando empieces el día siguiente ponte a trabajar en la primera tarea, como si la segunda no existiese. Cuando acabes con la primera, empieza con la segunda ignorando la tercera. Y así hasta llegar a la última. Si alguna tarea no la acabas, déjala para ser una de las seis del día siguiente.

Ventajas del método de las seis tareas de Ivy Lee.

Quizá hayas escuchado algunas versiones más modernas del método de las seis tareas. Ahora se suele hablar de las MIT o most important tasks ( “tareas más importantes”), las labores que necesariamente quieres solucionar en ese día.

El método de Lee, sin embargo tiene varias ventajas:

• Establece un número determinado de tareas, lo que te obliga a elegir e impide que tu lista de tareas se convierta en una carta de los reyes magos que ni un equipo de 100 expertos chinos en productividad serían capaces de hacer en 24 horas.
• Te obliga a establecer un orden cronológico. Uno de los problemas si no tienes claro el orden de las tareas es que puedes perder mucho tiempo en decidir qué hacer primero. Es la procrastinación huracanada.
• Es el día anterior cuando ordenas las tareas. Al comenzar a trabajar por la mañana ya no tienes que estar en modo organización, sino en modo ejecución.
• Incide en que olvides las tareas que no estés haciendo en ese momento. La multitarea no es tu amiga. Incluso si no haces multitarea pero cambias de tarea cada cierto tiempo, pierdes efectividad. No es buena idea.

Un apunte al método de Lee.

Lee habla de seis tareas. Ya he dejado claro que no creo en los números mágicos, así que pueden ser 3, 5. 7 o 10. Pero tener un número máximo es importante para no dejarse llevar por la euforia al planear el día siguiente.

Lee habla de establecer una prioridad por la verdadera importancia. Estoy de acuerdo en que ese debería ser el principio general. Es importante “comerse el sapo” lo antes posible. Sin embargo, hay ocasiones en que conviene que el orden cronológico no coincida con el de importancia. Puede que lo más importante del día sea preparar un informe con unos datos que solo tendrás por la tarde, o que alguna de las tareas haya de cumplirse en un marco temporal determinado ( ir a la consulta de un médico, hacer una charla por Skype).

Está bien empezar el día con energía ( como decía el anuncio de unos cereales) pero si además tienes tu lista de seis tareas preparadas, mucho mejor.