En su libro deep work, Cal Newport habla de un sistema llamado Time blocking. ¿Qué es el time blocking y cómo te puede ayudar a ser más productivo?
¿Qué es el time blocking?
El time blocking consiste en dividir tu horario en pequeños bloques de tiempo (normalmente de media hora o de una hora) y asignar cada uno de esos bloques de tiempo a una actividad.
¿Cómo usa Cal Newport el time blocking o bloqueo del tiempo?
Cal Newport en su libro dice que hace en una hoja blanca dos columnas. En la columna de la izquierda se colocan espacios para cada media hora del día ( esto puede cambiar según la persona) y luego en cada periodo de media hora se coloca un bloque que corresponde a un determinado tipo de tarea ( escribir libro, responder mails, preparar los impuestos. El espacio de la columna de la derecha se deja libre para poder hacer anotaciones o cambios sobre la marcha en el horario planificado.
Entre los periodos de tiempo se deja algo de espacio extra para adaptarse a las circunstancias.
Cal Newport vende incluso una agenda preparada para organizar tus bloques de tiempo.
Ventajas del time blocking
El time blocking puede ser muy eficaz. De hecho Cal Newport afirma que
A veces me preguntan por qué me tomo tantas molestias en planificar. Mi respuesta es sencilla: produce una enorme productividad. Creo que una semana de trabajo de 40 horas bloqueadas da los mismos resultados que una semana de trabajo de más de 60 horas realizada sin estructura.
¿Qué ventajas concretas produce el time blocking o bloqueo del tiempo.
1. El bloqueo del tiempo puede ayudar a evitar las distracciones.
Cuando estás trabajando en una tarea, puede ser fácil distraerse con el correo electrónico, las redes sociales u otras cosas que suceden a tu alrededor. Pero cuando has bloqueado el tiempo para una tarea específica, es más probable que te mantengas concentrado y consigas hacer la tarea.
2. El bloqueo del tiempo puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo.
Si tienes muchas tareas diferentes que hacer en un día, puede ser difícil saber cuánto tiempo dedicar a cada una. Pero cuando utilizas los bloques de tiempo, puedes planificar mejor tu día y asegurarte de que dedicas el tiempo adecuado a cada tarea.
3. El bloqueo del tiempo puede ayudar a reducir el estrés.
Intentar hacer demasiadas cosas a la vez puede ser estresante. Pero cuando utilizas bloques de tiempo, puedes centrarte en una cosa a la vez y no sentirte tan abrumado. Al sentir que existe una estructura y un propósito para todo lo que haces, disminuirá el estrés.
4. El bloqueo del tiempo puede ayudar a aumentar la motivación.
Cuando llevas un tiempo trabajando en una tarea, es fácil empezar a sentirse desmotivado. Pero si sabes que sólo tienes que trabajar en ella durante un tiempo determinado, puede ayudar a aumentar tu motivación para realizar la tarea.
5. El bloqueo del tiempo te hará darte cuenta de que tu tiempo es a la vez limitado y abundante.
Hay gente que quiere hacer muchas cosas al mismo tiempo. Para esa gente el time blocking es una forma de darse cuenta de que se pueden hacer mil cosas a la vez. Al ver el tiempo en bloques, te das cuenta de que igual estás pretendiendo hacer demasiado al mismo tiempo.
Por otro lado, para la gente que tiende a la pereza, el time blocking demuestra que hay muchas horas en el día para sacar adelante cualquier proyecto.
6. El time blocking evitará el tiempo que se pierde cada vez que te sientas en tu mesa y piensas ¿y qué hago ahora?
Cómo planificar el time blocking
El bloqueo del tiempo lo puedes realizar de manera diaria o semanal. Cal Newport lo hace de manera diaria y considerando lo que cambian las cosas de día en día es probablemente la mejor solución.
La noche de antes, dedica cinco o diez minutos para crear la agenda del día siguiente. Al hacerlo tienes que tener en cuenta las listas de tareas, los calendarios y las notas de planificación semanales y trimestrales. Así conseguirás que tus bloques de tiempo vayan avanzando el cumplimiento de tus objetivos. Cal Newport equipara esta planificación a una partida de ajedrez.
Cómo asegurarte de que ejecutas el time blocking
Una vez que has planificado tu time blocking tienes que tomar las medidas necesarias para que se llegue a cumplir.
Empieza el día con una rutina establecida
Una de las mejores maneras de cumplir con el horario de bloqueo es levantarse temprano y empezar el día con una rutina establecida. Esto te ayudará a entrar en la mentalidad de ser productivo y hará que sea más fácil cumplir con tu horario a lo largo del día.
Pon el teléfono en modo “No molestar” y a ser posible estar lejos de una conexión a internet.
Cuando intentes concentrarte en una tarea, puede ser útil poner el teléfono en modo “No molestar” para no distraerte con las llamadas o notificaciones entrantes. Esto te ayudará a mantenerte concentrado y a hacer más cosas en el tiempo que has bloqueado. Si no necesitas para tu trabajo estar conectado a internet, es mejor que lo evites.
Pon un temporizador para cada tarea
Puedes usar tu teléfono móvil para poner un temporizador para cada actividad que realices en tu bloque de tiempo. Esto te ayudará a mantener el rumbo y a asegurarte de que no dedicas demasiado tiempo a una u otra tarea.
Haz descansos cuando los necesites
Posibles problemas de la técnica del bloqueo de tiempo
Cómo hacer con las tareas reactivas
Hay cuestiones que no dependen de ti, sino que te vienen de forma involuntaria. Por ejemplo las llamadas de teléfono o las visitas de clientes o tu hijo pidiendo que le ayudes con los deberes.
Para hacer frente a esas tareas que Cal Newport llama reactivas tienes dos opciones:
- Hacer bastantes menos bloques de tiempo de los que podrías hacer y así tener margen para las tareas reactivas.
- Incorporar, siempre que tu actividad te lo permita, esas tareas no reactivas como un bloque a tu horario. Dejar un bloque de media hora para responder a llamadas o poner un bloque de una hora para ayudar a tu hijo.
¿Puede la técnica del bloqueo del tiempo limitar tu creatividad?
Alguna gente tiene miedo de que el time blocking limite su creatividad. Cal Newport dice que no:
- Controlar tu tiempo te permite poder dedicar esfuerzo a tus actividades creativas.
- Al reducir tu estrés, puedes ser más creativo.
Además Cal Newport menciona el libro Rituales cotidianos (Daily Rituals) de Mason Currey en el que se hace referencia a muchos artistas destacados y se señala como planificaron sus días para llevar a cabo sus tareas creativas.
Puede ser el time blocking una fuente de culpa
Esta crítica tiene sentido. Al estructurar más el tiempo, es posible que te sientas culpable cuando no cumplas tus planes. Por tienes que considerar el time blocking como un reto y no como una condena. En todo caso si eres el tipo de persona que se siente culpable por no cumplir los bloques de tiempo, es muy posible que también te sientas culpable cuando no hagas lo suficiente durante el día.
Conclusión
Si tienes problemas para gestionar adecuadamente tu tiempo y te sientes en muchas ocasiones desbordado por la cantidad de táreas que tienes que realizar, el método del time blocking puede ser muy efectivo para hacerte trabajar mejor y estar más tranquilo.