Quiero buscar reglas sencillas para hacer mi vida más fácil y mejor.

¿Por dónde empezar?

Nada mejor que el libro más interesante publicado recientemente sobre las reglas sencillas. Estoy hablando de Simple Rules

 

Leo muchos libros de no ficción, y este es uno de los que más me ha gustado últimamente. Por eso lo he puesto en la pestaña de libros recomendados de este blog. Te recomiendo que lo compres y lo leas. Pero para que te hagas una idea de lo que contiene, te haré un resumen de simple rules.

 

 

El origen de las reglas sencillas.

 

Antes de la segunda guerra mundial, los soldados heridos tenían unos índices de supervivencia muy bajos. Para solucionarlo, en el ejército de Estados Unidos idearon un sistema: el triaje ( del francés “triage”) o selección. Este sistema consiste en distinguir los heridos en varios grupos de colores:

–Negro: cuando es cadáver o las posibilidades de recuperación son nulas.

– Rojo: cuando el paciente tiene posibilidad de sobrevivir y la actuación médica debe ser inmediata.

– Amarillo: pacientes que presentan una situación de urgencia con riesgo vital.

– Verde: paciente levemente lesionado, que puede caminar cuyo traslado no precisa medio especial.

Para asignar los pacientes a cada grupo se usan reglas sencillas. Con este sistema, que es el utilizado en las unidades de cuidado intensivo de todos los hospitales,  se han salvado muchísimas vidas.

¿Cuáles son las características de las reglas simples?

• Su número no es demasiado elevado.
• Se aplican a un caso muy determinado.
• Se adaptan a las particularidades de la situación concreta.
• Sirven de guía para actuar pero dejando un margen para la discrecionalidad de quien las aplica.

Reglas sencillas y la complejidad.

 

En 1948 el miembro de la fundación Rockefeller Warren Weaver afirmó que en su avance la ciencia atraviesa 3 tipos de problemas, cada vez más difíciles.

Los simples: que están formados por diversas variables reducibles a una sola fórmula, como las leyes de Newton.

Los de incertidumbre: que están formados por un gran número de objetos sobre los cuales se pueden usar las leyes de la probabilidad, como el movimiento de las partículas de un gas en una jarra.

Los de complejidad: que están formados por múltiples variables que interactúan de manera imprevisible. Estos son los problemas que tiene la ciencia actual.

Cuando se encuentran ante un problema complejo, la mayoría de las personas suelen usar una solución compleja, tratando de anticipar todo lo que puede ocurrir, generando confusión y haciendo menos probable que se sigan las reglas.

Sin embargo, para solucionar los problemas complejos las reglas sencillas funcionan normalmente mejor que las complicadas. 

 

Utilidad de las reglas sencillas.

 

1. Permiten aprovechar las oportunidades, manteniendo la consistencia.

Un buen ejemplo son los jesuitas y su influencia en la evangelización. Mientras otras órdenes tenían reglas muy complejas, los jesuitas tenían su “formula” formada por pocas reglas ( obedecer lo que se ordenase, centrarse en la educación, no tener que rezar juntos). Con esas reglas pudieron expandirse en entornos muy diferentes y complicados.

En los casos en que la consistencia es más importante que la flexibilidad, son más útiles las reglas complejas. Así por ejemplo cuando existe el riesgo de una catástrofe ( lo que se evitar en los aviones con una checklist)  o cuando es muy importante que el resultado obtenido sea siempre el mismo ( como ocurre en McDonalds que tiene unas complicadas reglas para asegurar una calidad estándar en las hamburguesas).

 

2. Generan unas mejores decisiones.

Cuando hay poca información y poco tiempo, las reglas sencillas son muy útiles.

Pero incluso en los casos en que hay tiempo e información, las reglas sencillas pueden producir unos mejores resultados que las complejas, especialmente en el caso de que la relación de causa y efecto entre los datos no sea demasiado bien entendida.

Cuando se tienen muchos datos y poca teoría existe la tendencia a elaborar una historia que haga encajar los datos existentes en la teoría propuesta forzadamente. Es lo que se llama overfitting o sobreajustar.

Las reglas complejas presentan varios problemas: las personas tienden a dar demasiada importancia a los datos accesorios, es más complicado que sirvan de base para actuar (porque es más difícil recordar las reglas) y es más fácil que se abandone lo iniciado ( por esa misma dificultad).

Las reglas complejas son preferibles cuando hay muchos datos y la conexión de causa efecto entre esos datos está muy bien estudiada.

 

3. Favorecen la coordinación entre los miembros de un grupo.

Las reglas sencillas son muy útiles para la coordinación en colectivos. Las usan las abejas para encontrar un nuevo nido, las usan los cocineros para determinar cómo se pueden usar las recetas de otras, las usa Zippcar ( empresa de uso compartido de coches) para determinar cómo se deben usar los vehículos.

 

Las reglas complejas sí pueden servir para coordinar, si son pocas personas y disponen de mucho tiempo para estudiarlas (por ejemplo un contrato entre dos partes).

 

Tipos de reglas sencillas.

 

Reglas para decidir.

 

1. Reglas de límites.

 

Por ejemplo: No comer nada que venga en una bolsa de plástico.

Sirven para decidir si algo se incluye o se excluye. Pueden servir para decidir sí o no, o para elegir entre varias opciones. Muchas veces tienen una forma parecida a “no hagas/ haz”.

Son especialmente útiles cuando no hay mucho tiempo, información o recursos disponibles.

Por ejemplo en el DARPA (organismo de investigación americano para la defensa) se usan para decidir en qué proyectos invertir. El proyecto ha de ser inmediatamente útil y además ha de servir para aumentar el conocimiento científico.

A veces se usan incluso de manera inconsciente. Los delincuentes usan una regla principal para decidir si entran a robar en una casa: si hay algún coche aparcado delante, no suelen entrar.

 

2. Reglas de prioridad.

 

 

Por ejemplo: Atiende los mails del trabajo antes que los personales.

Se usan para establecer el orden entre diferentes alternativas que compiten por tiempo, dinero o atención.

Otro ejemplo es la regla del “triage” antes mencionada.

 

3. Reglas de parada.

 

 

Por ejemplo: Deja de comer cuando ya no haya más en el plato.

Sirven para determinar cuándo se deja de hacer algo.

Un ejemplo interesante es el de la hembra del grillo. Cuando busca pareja, si encuentra a un grillo que cante más rápido de un determinado nivel, se aparea inmediatamente con él. Si no lo encuentra en un tiempo, baja su listón y acepta a candidatos menos aptos.

Otro ejemplo es la regla de inversión de Loeb que dice que si una inversión ha perdido más de un 10% de su valor, debes venderla de inmediato.

Las reglas de parada son especialmente importantes cuando existe el peligro de empeñarse en seguir con algo más allá de lo razonable. Esto puede ocurrir:

• Porque estamos cerca de conseguirlo.
• Para salvar nuestra imagen.
• Por miedo a los costes en que ya hemos incurrido ( costes hundidos)

 

Reglas de proceso.

 

Son las que sirven para hacer algo mejor. Son las de “cómo hacer”, coordinación y sincronización.

 

Reglas de “Cómo hacer”.

Sirven de guía para ejecutar algo.

Se aplican a campos muy diferentes:

Lotginiere estableció las reglas para las retransmisiones deportivas, que actualmente siguen todas las personas que actúan en ese campo.

1. Establecer la escena del evento.
2. Describir la acción.
3. Dar el resultado de forma sucinta y regular.
4. Exponer la reacción del estadio.
5. Dar los datos que se hayan recopilado anteriormente.
6. Valorar la importancia de lo que ocurre.

Incluso en la creatividad está comprobado que las reglas favorecen soluciones más creativas  (como se ha probado con estudiantes chinos). El autor Elmore Leonard tenía unas reglas sencillas para escribir sus novelas:

1. No utilizar prólogos.
2. Nunca usar otro verbo que no sea decir para el diálogo.
3. Dejar fuera la parte que los lectores tienden a saltarse.

Las reglas de “cómo hacer” son especialmente útiles cuando suelen ocurrir cosas inesperadas ( como en el ejemplo del libro de la vida del portero en una discoteca con clientes peligrosos).

 

Reglas de coordinación.

 

Estas reglas son las que hacen que los componentes de un grupo puedan actuar eficazmente juntos.

Son las usadas por las bandadas de pájaros, las usadas en los espectáculos teatrales de improvisación, y hasta por los ejércitos. Napoleón usaba la regla de que las tropas que avanzaban debían dirigirse al lugar de donde surgían los disparos, lo que le permitía reforzar las posiciones más necesitadas.

Reglas de sincronización.

Determinan el momento en que se ha de hacer algo para conseguir una mayor efectividad. Se trata de unir las acciones a los eventos.

Un ejemplo es la empresa de producción de películas de animación Pixar, que decidió en un momento dado sacar una película cada año. Como cada película tarda cuatro años en producirse, Pixar tiene cuatro equipos diferentes, uno por cada año de película. Cuando la película pasa al segundo año, pasa al requipo de segundo año, y el equipo de primer año empieza con otra distinta.

Otro ejemplo de regla de sincronización es el consejo de inversión del famoso magnate Rotschild, que dijo “invierte cuando haya sangre en las calles, aunque esa sangre sea la tuya”.

 

Cómo se crean las reglas sencillas.

 

Las reglas sencillas pueden tener un origen involuntario o voluntario.

 

De forma involuntaria.

 

Tienen un origen involuntario las reglas que funcionan en la naturaleza, como las que usan las mariposas para encontrar el lugar adecuado para reproducirse. Para Hayek, esas reglas surgen de la selección natural, por la supervivencia de los especímenes que están más adaptados.

En ocasiones también las reglas humanas tienen un origen involuntario, evolucionando para resolver los problemas más urgentes de un determinado campo. Un ejemplo es el mundo de los humoristas americanos, entre los cuales, surgieron reglas como “un chiste pertenece al primero que lo usa en televisión” o “un chiste pertenece a la persona que ha pagado por él y no a quien lo ha hecho”.

Pero son más interesantes aún las reglas que se crean voluntariamente. ¿Cómo se crean las reglas voluntariamente?

Reglas creadas voluntariamente.

Reflexión sobre la propia experiencia.

Tienen la ventaja de que reflejan los propios valores, que existe una mayor vinculación con ellas, y que están mejor adaptadas a los problemas más concretos.

Sin embargo es difícil crear reglas por esta vía cuando la experiencia propia es limitada.

 

Reflexión sobre la experiencia ajena.

Se puede utilizar la experiencia ajena de varias maneras:

-El consejo de personas con experiencia.

-La observación personal.

-Las analogías. Se trata de aplicar la solución que sirvió en un problema determinado para otro problema diferente. Las analogías funcionan muy bien en situaciones complejas para tener un punto de partida, y aunque sean casos muy distintos, pero nunca son un punto de destino.

Un ejemplo de analogía es el robot Roomba, que usa las reglas de movimiento de insectos para poder limpiar el suelo de una casa.

El riesgo de la analogía es que se pueda aplicar inadecuadamente apoyándose en cuestiones circunstanciales.

 

Evidencia científica.

 

 

El uso de la evidencia científica no es tan simple como podría parecer. La mejor manera de usarla es revisar las investigaciones, comprobar los descubrimientos más consistentes en los diversos estudios y destilarlos en unas reglas sencillas. Es lo que hacen los médicos a la hora de determinar cómo diagnosticar una enfermedad.

Esta manera de convertir la evidencia científica en reglas es especialmente útil cuando se trata de usarlo con personas que no son especialistas, cuando la evidencia existente es de alta calidad y cuando todas las personas miran la situación de la misma forma.

 

Negociación.

 

Negociar las reglas funciona especialmente bien cuando es imposible resolver los conflictos escalándolos a una autoridad superior. Pero también si hay una autoridad superior cuando hay muchos grupos en conflicto y los hechos son difíciles de determinar.

 

Las reglas sencillas en la empresa.

“La mejor manera de entender algo es intentar cambiarlo” Kurt Lewin.

Para crear reglas sencillas en la empresa, hay que solucionar un problema, parar periódicamente para reflexionar y aprender en el camino.

Para muchos desarrollar una estrategia e implementarla son dos cuestiones distintas. Pero los autores de este libro consideran que estrategia y ejecución son dos caras de la misma moneda. Y ambas son cumplidas por las reglas sencillas.

¿Cómo aplicar las reglas sencillas en una empresa?

Hay tres pasos:

1.Comprobar que es lo que mueve las agujas.

Los beneficios de una empresa se pueden ver como dos agujas paralelas. La superior indica los ingresos. La inferior indica los gastos. Se trata de identificar aquellas decisiones que permitan que esas agujas se muevan en provecho de la empresa.

Aunque muchas decisiones puedan producir un aumento de los ingresos o una disminución de los gastos, solo algunas de ellas se mantendrán a lo largo del tiempo.

Para determinar lo que mueve las agujas se pueden usar tres preguntas:

– ¿quiénes son nuestros clientes?

– ¿qué servicio o producto ofreceremos?

– ¿cómo podemos proporcionar este servicio obteniendo un beneficio?

 

2. Escoger un cuello de botella.

El cuello de botella (o “bottleneck”) es la decisión o actividad que impide que la compañía aumente sus beneficios o disminuya sus costes.

Los mejores cuellos de botella en que nos podemos centrar son aquellos que tengan las siguientes tres características:

– tienen un impacto directo y significativo en la creación de valor.

– representan decisiones recurrentes, que pueden ser probadas, refinadas y usadas en muchas ocasiones.

– las oportunidades exceden los recursos disponibles.

A veces es difícil determinar el cuello de botella. Para encontrarlo podemos comenzar por la respuesta a la pregunta ”¿cómo podemos proporcionar este servicio obteniendo un beneficio?”.

El cuello de botella puede estar en un proceso genérico que incluye diversos pasos. Cada uno de estos pasos puede ser un candidato para la aplicación de las reglas sencillas.

Las decisiones que requieren coordinación entre diferentes departamentos o equipos son otro buen lugar para buscar cuellos de botella.

 

3.Crear las reglas sencillas.

Aunque los directivos pueden tener la tentación de crear las reglas e imponerlas a sus subordinados, eso no suele ser una buena estrategia. Es mejor crear un equipo para la confección de las reglas con representación de las personas que las van a usar en el día a día. Ese equipo puede tener entre 4 y 8 personas y tener medios para canalizar los distintos puntos de vista.

El generar las reglas mediante un equipo presenta varias ventajas:

• Están más cerca de los hechos.
• Se consigue el balance adecuado entre guía de comportamiento y una cierta discrecionalidad.
• Se formulan las reglas en un lenguaje conocido para quien ha de usarlas.
• Es más fácil explicar las reglas a quienes no han participado en el proceso.

Después de crear las reglas, se tienen que probar de una forma rigurosa y refinarlas a la luz de los descubrimientos realizados. De esta manera se consigue una estrategia de la empresa, que influye en las decisiones diarias y que no se limita a ser un informe sin trascendencia alguna en la práctica.

 

 

Las reglas sencillas en la vida personal.

 

Creando las reglas:

 

El sistema para crear reglas sencillas en la vida personal es parecido al usado en la empresa.  Consiste en tres pasos:

 

1. Decide lo que mueve tus agujas personales. Aumenta lo que te llena de energía y disminuye lo que te molesta.

 

 

Puedes hacer más de aquello que hace que la vida merezca la pena (como disfrutar de tus aficiones, pasar tiempo con tu familia, viajar, ayudar a otros). Y también disminuir  lo que te haga sentir mal (como los problemas financieros o los de salud).

Para saber qué puedes cambiar para mejorar tu vida puedes usar las siguientes preguntas:

 

• ¿Qué es lo que más deseas cambiar?
• ¿Qué actividad te trae la mayor felicidad?
• ¿Qué es lo que te causa más estrés?
• ¿Qué lamentarías en tu lecho de muerte no haber cambiado?

Lo ideal es tener 3 o 5 áreas identificadas en las que puedas avanzar.

A ser posible, convierte esas áreas en objetivos más concretos, como “dormir ocho horas” o “bajar veinte kilos”.

Al igual que en la empresa, aunque hay muchos cambios posibles, pocos producen un efecto duradero.

 

2. Identifica el “cuello de botella” que impide crear un valor personal.

 

El “cuello de botella” se refiere a una acción o decisión específica en que las reglas sencillas pueden producir un mayor impacto moviendo las agujas.

¿Cuáles son los mejores cuellos de botella? Son los que se refieren a actividades:

• Recurrentes,que se producen con frecuencias.
• Que requieren flexibilidad.
• Que implican un uso de la fuerza de voluntad.
• En que las opciones exceden los recursos disponibles.
• Con unos resultados que se pueden medir.

De todos los posibles cuellos de botella has de escoger uno.

 

3. Crea unas reglas sencillas que sirvan para ti.

 

Al crear las reglas, pasa unos días buscando inspiración de diferentes fuentes.

Si utilizas investigaciones, usa conclusiones que resulten de diversos estudios.

Puedes utilizar también a expertos que te sirvan de modelo. Muchas veces no serán conscientes de las reglas que utilizan, así que para descubrir las reglas que utilizan puedes usar varias técnicas:

• Explicarles cómo haces las cosas tú y preguntándole qué hacen de manera diferente.
• Preguntar si hay cosas que no hagan nunca o que hagan siempre.
• Pedirles que te comenten varias decisiones que hayan tomado últimamente y porqué las tomaron.
• Usar ejemplos concretos para preguntarles cómo reaccionarían a ellos.

Esas mismas técnicas sirven para reflexionar sobre tu propia experiencia. Has de recopilar datos sobre tus experiencias recientes, aunque sea de los últimos días, y no fiarte simplemente de tus recuerdos. Las experiencias pasadas las puedes dividir en tres categorías: las que sirven para mover las agujas, las que no sirven, y las que están en medio.

La negociación es especialmente útil cuando varias personas tienen que seguir las reglas para que funcionen, como ocurre en una familia.

Con todos esos recursos deberías ser capaz de obtener varias reglas, que han de ser simples  (¿al fin y al cabo se llaman “simple rules” no? ) para seguirlas con más facilidad y preferibiblemente no más de dos o tres.

Probando las reglas:

 

Una vez tengas las reglas, has de comprobar su utilidad, comparando los resultados actuales con los que tenías anteriormente. Eso te permitirá ir refinando tus reglas.

 

Ejemplos de reglas personales.

 

Las reglas sencillas se pueden usar en muchos campos. En el libro, como ejemplo, se describen con detalle los procesos de creación de reglas en tres campos diferentes: la seducción online,  la gestión de la depresión y las relaciones sociales.

 

La mejora de las reglas personales.

 

Las reglas iniciales son en general automáticas y obvias. Se empieza con reglas pobres o inconscientes, usando lo más habitual y lo primero que viene a la mente.

Con el tiempo ,sin embargo, las reglas se hacen más estratégicas (exactas y más útiles para el éxito)  y más abstractas (aplicables a muchas situaciones). Los expertos usan reglas abstractas que reflejan su conocimiento profundo de la materia en lugar de fijarse en circunstancias superficiales como suelen hacer los novatos. Además los expertos usan reglas más complicadas como las de prioridad, coordinación y sincronización.

Una característica de los expertos es que son capaces de agrupar la información en pedazos más grandes, lo que les permite aprender más rápido. Mantienen las reglas actualizadas reorganizando constantemente la información y agrupándola en trozos más grandes.

El aprendizaje de las reglas ocurre en un orden determinado: reglas de frontera, reglas de “cómo hacer”, y luego el resto de reglas, siendo las últimas las reglas de parada.

Normalmente la gente añade reglas, luego las reduce y acaba manteniendo un número relativamente bajo de reglas. Es lo que se llama el ciclo de la simplificación, y permite actualizar las reglas para adaptarse a las condiciones cambiantes.

Para mejorar las reglas no basta con la experiencia. Es necesario usar los procesos de aprendizaje adecuados:

• Reflexionar sobre la propia experiencia. En caso de equipos son muy positivas las reuniones en que diversas personas reflexionan sobre lo que funciona y lo que no.
• Implicarte en diversas experiencias relacionadas. Curiosamente la práctica en campos relacionados ( por ejemplo distintos deportes alternativamente) produce mejores resultados que la práctica en masa ( práctica con descansos periódicos para hacer algo diferente) y a su vez esta tiene mejores resultados que la práctica especializada ( que consiste en practicar simplemente lo que quieres aprender)
• y combinar muchos canales de aprendizaje.

 

Revolución en las reglas.

En algunas ocasiones el entorno cambia muy rápidamente. En ese caso lo mejor es alejarse de las reglas antiguas lo antes posible y hacer una revolución, porque un cambio lento normalmente resulta en una mezcla del presente y del futuro que no funciona demasiado bien.

En otras ocasiones, la competencia puede obligar a estar cambiando constantemente las reglas para evitar imitaciones ( es lo que pasó con los Oakland athletics que consiguieron con un presupuesto muy bajo tener unos resultados deportivos excelentes estableciendo unas reglas y adaptándolas cada año).

A pesar de la conveniencia de cambiar las reglas cuando cambia el escenario, no todo el mundo lo hace.

¿Por qué?

Tendemos a sobreestimar nuestra influencia en nuestros éxitos y a infraestimar nuestro papel en nuestros fracasos. Eso hace que consideremos las viejas reglas más adecuadas de lo que son.

 

Por qué no se usan más las reglas sencillas.

 

Si a la gente le gusta la simplicidad, y las reglas simples sirven para solucionar todo tipo de situaciones, incluidas las complejas ¿por qué no se usan más? Las razones son varias:

• El esfuerzo requerido para crear reglas sencillas, que exige una priorización despiadada. Pero no hay que olvidar el esfuerzo que implica no tener reglas.
• Algunas personas se benefician de que las reglas sean complicadas, por ejemplo en política, en que los grupos de presión pueden influir más sin el control del público.
• El “mito de la complejidad necesaria” que lleva a pensar que los problemas complejos requieren soluciones complejas.

 

En los próximos tiempos en este blog, intentaré buscar aplicaciones en diferentes campos para las reglas sencillas. En esa exploración, iré probando en la práctica los principios que hemos visto aquí.