Protocolos: La manera de saber siempre lo que hacer.

“”Como siempre: lo urgente no deja tiempo para lo Importante.” Mafalda.

(nota del autor: Lo siento esta vez no encontré una frase de Confucio)

¿Cómo actuamos normalmente?

“Houston, tenemos un problema”. Cuando tenemos un problema, se encienden las alarmas, comienza una reacción de estrés y dedicamos toda nuestra atención a resolver el problema. Después de un importante gasto de energía conseguimos resolverlo. Fin del asunto.

O quizá no, porque un tiempo después nos volvemos a encontrar con el mismo problema. Y entonces hemos de volver a dedicar energía a la resolución del problema casi como si fuera nuevo. Hay alguna cosa que podemos aprovechar de la solución anterior, pero posiblemente tampoco recordamos muy bien como lo hicimos, y algunas cosas que recordamos las recordamos mal. Además como la primera solución fue bastante improvisada, la nueva solución tiende a ser bastante improvisada también.

Y cada vez que nos volvamos a encontrar el problema, volveremos a hacer un gasto de energía importante en la solución del problema.

¿Cómo actuar aplicando el principio de los protocolos?

Cuando nos encontramos un problema hemos de hacernos una pregunta: ¿es un problema que se nos vaya a presentar con frecuencia o es un problema de los que no se va posiblemente a presentar nunca más?

Si la respuesta es que es un problema de los que no se va a volver a presentar posiblemente nunca más entonces la solución puede ser una solución pensada pero sin necesidad de establecer un especial protocolo de actuación.

En el caso de que el problema sea de los que posiblemente se vuelva a presentar en el futuro es importante que hagamos un esfuerzo consciente por establecer un protocolo de actuación que nos permita dar una respuesta a ese problema no sólo en ese caso concreto, sino en todos los que puedan venir después. Así podremos saber siempre lo que hacer.

Evidentemente establecer un protocolo tiene un coste de energía superior al de solucionar el caso concreto sin más. Sin embargo tiene dos principales ventajas:

–          La solución al ser una solución meditada y estudiada, siempre va a ser más satisfactoria que la solución improvisada .

–          El gasto de energía es un gasto de pago único. Hazlo una vez y luego disfruta de las ventajas de haberlo resuelto anteriormente.

Resumido en un antiestético dibujo que espero sirva para recordarlo mejor sería algo así :

 ¿Cómo establecer el protocolo de actuación para cada caso?

1) Examina la situación y los factores que influyen en ella.

2) Busca toda la información posible acerca de esa situación y de las posibles soluciones a la misma.

3) Decídete por la solución que a tu juicio sea la más adecuada.

4) Establece los pasos que has de dar para salir de la manera más adecuada a esa situación.

5) Si el protocolo es suficientemente complicado, guárdalo en algún lugar ( físico o virtual) .

6) Después de cada ocasión en la que uses el protocolo, examina qué puntos es necesario reforzar y qué ha funcionado correctamente y rectifica el protocolo para mejorarlo.

Ejemplo sencillo de protocolo: ( si no te gustan los ejemplos salta esta parte)

Pondré un ejemplo  bastante cotidiano sacado de mi experiencia :

A mí siempre me ha resultado bastante molesta la organización de las facturas. Unas veces las organizaba de una forma y otras de otra, y así por falta de protocolo cada vez la solución era diferente y poco clara.

Así que establecí un protocolo de actuación :

1) Contemplé la situación y vi que no tenía el suficiente orden en mi manera de llevar las facturas.

2) vi las opciones. Podía llevarlas en papel, ir comprobando con el papel que se pagaran en la cuenta. O podía llevarlas por vía electrónica

3)   Para evitar la acumulación de papeles decido llevarlas por vía electrónica.

4) Como pasos decido que lo mejor es cada vez que me llegue por vía electrónica la factura, archivarla en el ordenador, y tomar la cifra cantidad que se debe y ponerla en la hoja de word en la que anoto los movimientos en mi cuenta bancaria. Con eso me olvido de la factura ya, y solo estoy pendiente del pago.

Al comprobar en internet los nuevos movimientos del banco y pasarlos a mi hoja de word verifico que el pago corresponde a la factura emitida.

5) Considero que el protocolo es sencillo y no es necesario guardarlo.

6) Al aplicar el protocolo compruebo que de momento funciona bien aunque además de apuntar la cantidad que se debe me interesa hacer constar también la fecha para controlarlo mejor, así que a partir de ahora apuntaré también la fecha.

Conclusión:

Puedes luchar con tus problemas de uno en uno o luchar con ellos una vez y solucionarlos para siempre y así saber siempre lo que hacer. Esa es la mejor solución. Si lo haces así, pronto notarás que tu estrés empieza a disminuir y tus decisiones se irán haciendo más sencillas.

¿Aplicas ya algún protocolo? ¿Tienes alguna sugerencia para la aplicación de los protocolos? Estaré encantando de leer tus comentarios.