Hay libros que por si solos son capaces de dar solución a un campo entero de tu vida.

Uno de esos libros es “Getting things done” ( GTD) de David Allen  el libro más importante sobre productividad jamás escrito.

 

Te recomiendo que en cuanto puedas te hagas con el libro. Pero no lo leas. Estúdialo. Es un libro sobre el que no se puede pasar de puntillas. Has de leerlo y releerlo, y sobre todo aplicarlo.

Si quieres ir al grano, aquí tienes un resumen de los elementos más importantes.

¿Por qué aplicar GTD?

Los objetivos del sistema de “Getting things done” GTD son dos:

1. Eliminar de tu cabeza todas las preocupaciones acerca de lo que tienes que hacer y pasarlas a un sistema fuera de tu cabeza.
2. Disciplinarte para tomar decisiones respecto a qué entra en tu vida y sobre las próximas acciones necesarias.

Es un método aplicable por igual a lo personal y a lo profesional.

¿Por qué es necesario?

• La mente piensa en las cosas aunque no pueda hacer nada sobre ellas.
• La gente tiene más responsabilidades de las que puede manejar.
• El trabajo y la vida personal se mezclan.
• Nuestros trabajos cambian constantemente.
• Los sistemas antiguos (listas de cosas que hacer, o prioridades) no son suficientes para gestionar el creciente número de tareas.
• Los sistemas que permiten una visión general de la vida no eliminan el agobio cotidiano.

 

Lo que promete el sistema de GTD es conseguir que puedas acceder cuando lo desees a lo que Bruce Lee llamaba “una mente como el agua”, un estado de trabajar, de hacer y de ser en que la mente está clara y eres más creativo. Se reacciona a los problemas en la medida justa, ni demasiado, ni demasiado poco.

 

 

Gestionando adecuadamente los muchos compromisos internos que tenemos disminuirá nuestro estrés.  Esos compromisos internos (o “círculos abiertos”) son todas aquellas cosas que llaman nuestra atención y que no están donde y como corresponde. (P ej: un cuarto sin ordenar, un problema médico sin atender, una revisión del coche por pasar ).

Para gestionar los compromisos internos es necesario:

1. Sacarlos de la cabeza y ponerlos en un sistema. No necesitas pensar más de una vez en una cosa, salvo que tú voluntariamente quieras.
2. Determinar lo que hay que hacer para cada uno de ellos.
3. Y establecer un sistema de revisiones para comprobar que no ha quedado nada pendiente.

 

El sistema. La transformación de cosas que nos preocupan en acciones ejecutables.

 

El centro del sistema de GTD es la transformación de todas las cosas que pueden preocuparnos en acciones ejecutables que nos dejan de preocupar.

Allen define las cosas (“stuff”) como todo aquello que hemos dejado que entre en nuestro espacio físico o mental que no está ubicado donde corresponde, y para lo que no tenemos determinado un resultado deseado y un próximo paso.

El objetivo es convertir esas cosas en acciones ejecutables, que luego podemos examinar tanto de forma horizontal (viendo todas las acciones ) como de forma vertical ( para ver cada una de las acciones con mayor detalle).

 

Esa transformación de cosas en acciones ocurre en 5 pasos.

Allen recomienda que , la primera vez que pases por este proceso, reserves aproximadamente dos días enteros para ello.  A ser posible el fin de semana para no tener interrupciones.

 

1. Recolección.

Consiste en tomar todo lo que nos preocupa y no está donde debe estar y juntarlo.  Has de aspirar a recoger el 100% de las cosas que puedan preocuparte. Para ello puede ser necesario mirar en tu cabeza, en tu ordenador, en tu casa, en tu coche, en tu trastero o en tu barco si es que tienes.

Allen admite 4 tipos de excepciones que no has de recolectar: suministros que usemos regularmente ( p. ej unos clips), materiales de referencia ( como un diccionario o el menú del telepizza), elementos de decoración y equipamiento ( p.ej. teléfono, ordenador). Pero incluso esas excepciones pueden tener que ser recogidas si no están donde tienen que estar y eso nos genera preocupación.

Para recolectar podemos usar medios analógicos ( como una bandeja de entrada de las de oficina o un cuaderno de notas) o digitales (como una grabadora, un teléfono, el mail o un programa de ordenador).  Esos medios son los cubos de recolección o bandejas de entrada.

Puede haber muchos cubos de recolección, aunque lo ideal es tener el menor número posible.  Todos esos cubos forman la zona “in”, donde están todas las cosas que hemos reunido en la fase de recolección.

Hay varios problemas que pueden surgir durante la recolección.

• Si algo no se puede recoger, se recoge una representación. (p ej. Si te preocupa que un cuadro esté fuera de lugar no hace falta que metas el cuadro en la bandeja de entrada , basta con que escribas en un papel la palabra “cuadro” y lo pongas en la bandeja, o que escribas en tu lista digital la palabra cuadro).
• Si la bandeja de cosas físicas se satura, se pueden hacer montones alrededor de la bandeja.
• ¿Puedes tirar cosas directamente? Sólo si es muy evidente que hay que tirarlas.
• ¿Y si algo es urgente puedes hacerlo directamente? Solo si es extremadamente urgente.
• No hay que dejarse arrastrar al modo “purga y organización” en que te pones a ordenar en lugar de a recolectar. Conviene tener claro que estás recolectando cosas para después procesarlas.

En cuanto al orden de recolección, Allen dice que empieces por la superficie de tu mesa, desde un extremo hasta el otro.  Después puedes seguir por los cajones de la mesa, por las cosas que están encima de los armarios, por los armarios,  por el suelo, las paredes y las estanterías.  Sigue hasta llegar a todos los rincones.

Después de la recolección física, puedes hacer la recolección mental. Pon en una nota separada cada cosa que tengas en la cabeza, sea importantes o no.

También puedes recolectar los mensajes de voz, los cuadernos de notas, las cosas que estuvieran en listas preexistentes y hasta lo que tengas en el ordenador. Sin embargo el correo electrónico es mejor gestionarlo desde el propio programa de correo.

Para que todo funcione has de vaciar los cubos de recolección regularmente.  Y para eso has de pasar a la siguiente fase.

Lo que tenemos en los cubos de recolección son solo cosas que nos preocupan. Pero no podemos actuar directamente sobre ellas. Antes las hemos de convertir en acciones. Para eso es necesario pasar a la segunda fase: procesar.

 

2.Procesar.

 

Las reglas de la fase de procesar son:

• Todo se procesa por igual. No vale buscar lo importante y dejar lo demás ( “que es lo que se llama escaneo de emergencia”). Empieza por el principio del montón o por el final, no importa,siempre que sigas un criterio claro.
• Procesar una cosa cada vez. La excepción es algunos tipos de personalidades que necesitan hacer multitarea para así ganar tiempo para decidir.
• Nada vuelve a la zona “In”.

Para procesar hemos de plantearnos dos preguntas.

¿Qué es eso que hemos recogido?

Es interesante la distinción que hace Jose Miguel Bolívar en su sistema Optima3, entre qué es el objeto y qué es el significado.

Por ejemplo si tu jefe te envía un whatsapp pidiéndote que hagas algo, el whatsapp -el objeto- es totalmente prescindible y no requiere acción, mientras que la orden de tu jefe -el significado- sí que requiere acción.

¿Quiero hacer algo ahora con lo que he recogido? Según la respuesta sea no o sea sí actuaremos de forma diferente.

A) Si no quieres hacer algo ahora con lo recogido: 3 maneras de decir NO.

En caso de que NO quieras hacer nada ahora hay 3 opciones. Yo las llamo las tres maneras de decir No.  Son eliminar, archivar y hacer quizá más tarde.

• Eliminar aquello en lo que no tiene interés.  ¿En caso de duda hay que tirar o guardar? Para Allen,  si lo tienes tus cosas bien organizadas, solo tu disponibilidad de espacio determina si en caso de duda has de optar por eliminar o por mantener.
• Archivar lo que tiene interés como información pero que no se puede convertir en acción. Esta información ha de ser fácilmente alcanzable en aproximadamente un minuto (lo que yo llamo “inmersión de un minuto”) cuando se necesite.  Para Allen el archivado debe ser rápido e incluso divertido. Si es incómodo, acabaremos por no archivar.
• Hacer quizá más tarde. Para lo no deseas hacer ahora pero puedes querer hacer en un futuro. En este caso hay dos posibilidades:

Si no sabes cuándo decidirás si haces algo puedes pasarlo a una lista llamada  “Quizá algún día”. ( Por ejemplo si me bajo un curso de ruso, que no quiero empezar ahora, pero quizá quiera hacer en algún momento del futuro)

Si ya sabes el día que tomarás la decisión de si hacer algo o no puedes poner una referencia en el calendario. (P.ej para un curso online de fotografía que comienza el 3 de febrero puedes poner un recordatorio el día 1 de febrero para decidirlo).

b) Si quieres hacer algo ahora con lo recogido : Divide y vencerás.

En el caso de que SÍ quieras hacer algo con lo recogido, has de transformarlo en acciones ejecutables.

¿Cuál es el problema? En ocasiones la consecución del resultado necesita de varias acciones, es lo que se llama un proyecto.

Por ejemplo: si quieres hacer una página web, tienes que pensar que has de contratar el dominio, escoger el alojamiento de la página, direccionar el dominio al alojamiento, etc.

¿Cómo actuar cuando es un proyecto?

Has de incluir un recordatorio del resultado deseado en una lista de proyectos ( en este caso escribirías en esa lista “ crear una página web”) , y has de decidir la próxima acción.  La próxima acción es el próximo paso físico y visible hacia la consecución del resultado.

La lista de proyectos es una lista sencilla en que se recogen todos los proyectos sin mucho detalle y sin prioridades.  Te servirá para orientarte en el momento de hacer las revisiones.

Si el proyecto es complejo la próxima acción será precisamente planificar el proyecto.

Para planificar el proyecto, Allen recomienda el sistema natural de planificación. Aunque es el natural no es el que usamos normalmente. El sistema natural supone los siguientes pasos:

 

1. El propósito y los principios. El propósito es el qué pretendes conseguir. Y los principios son los límites. Aquellas cosas que se han de respetar para que el resultado sea aceptable.  (Para saber los límites, Allen propone que completes esta frase “Daría libertad a otra persona para solucionar este asunto mientras que…”)
2. Visionado del resultado. Es la respuesta a la pregunta “¿qué quieres conseguir?”. Para clarificarlo puedes usar o una frase o una película mental. Allen recomienda imaginar que has cumplido tu proyecto con enorme éxito e imaginar las circunstancias de cómo lo habrías logrado.
3. Tormenta de ideas. “Brainstorming”. Cuando nuestra mente detecta una distancia entre la realidad actual y lo que has imaginado en tu mente, el cerebro empieza a generar ideas. Para favorecerlo puedes usar métodos como los mapas mentales. Al incluir las ideas que van surgiendo en un sistema, se generan nuevas ideas. Además es difícil pensar en algo demasiado tiempo sin tener un apoyo físico.

Allen recomienda para hacer mejores tormentas de ideas no juzgar lo que se te ocurra, buscar la cantidad más que la calidad, y organizar las ideas más adelante y no durante la tormenta.

4. Organizar ideas. Normalmente las ideas se van organizando solas, pero conviene ayudar a este proceso. Para ello se identifican los elementos, y se distingue por componentes, secuencias, y prioridades.
5. Determinar la próxima acción.

En todo proyecto hay cosas que se pueden hacer ya, y cosas que no. En las partes en que se pueda avanzar hemos de determinar la próxima acción. En las partes en que no se puede avanzar hemos de esperar.

Lo que hay que descubrir es la inmediatamente próxima acción física a realizar.

Si las acciones que se nos ocurren son meramente mentales, hemos de proceder a realizarlas todas hasta llegar a la acción física.  Si no sabes cuál es la acción física inmediatamente próxima, es que aún tienes que planificar. “Organizar una reunión” no es una acción física. “Enviar un mail a Jaime diciéndole que la reunión es a las 5”, sí lo es.

Cada proyecto puede tener una carpeta en el que recojas todos los materiales relacionados con el proyecto que no sean acciones ejecutables.

c) Gestionando las próximas acciones. 3D

Ya tenemos las próximas acciones preparadas. ( bien porque se trataba de una acción solo o porque hemos sacado la próxima acción de un proyecto). Ahora se trata de saber qué hacer con ellas.  Hay tres posibilidades que en inglés empiezan por D.

Do it. Dispara. Como el lema de Nike. Si se tarda menos de unos dos minutos en hacerla no hace falta pensar nada, “just do it” ( simplemente hazlo). El tiempo de dos minutos es aproximado, y puede ser más o menos según el tiempo que tengas disponible. Lo importante es que el realizar esa acción no te haga perderte y olvidar que estás siguiendo el proceso de GTD.

Algunos expertos en productividad cuestionan la conveniencia de usar la regla de los dos minutos y hacer las cosas de manera inmediata, porque eso nos saca del modo valorativo y nos lleva a un modo de simple ejecución. Prueba a ver si te conviene usar la regla de los dos minutos o no.

Delegar. Consiste en pasar la acción a la persona que ha de realizar. No es necesario que sea una persona que esté por debajo de nosotros, podemos pasarla a un compañero o al jefe si corresponde. En todo caso pasa a la esfera de otra persona. Para mantener un control sobre lo que ocurre, hemos de poner un recordatorio en una lista llamada “Esperar” con indicación del día en que hemos delegado.

Si se trata de algo que ya está en manos de otra persona se debe poner también un recordatorio en esa lista de esperar.

Deferir.  Pasar al futuro. Se puede hacer de dos maneras según se trate de hacerlas lo antes posible o haya un tiempo determinado para hacerlas .

Si simplemente se ha de hacer la próxima acción lo antes posible se pone en la lista de Próximas acciones.

Es esencial que la lista de próximas acciones sea efectivamente una lista de acciones y no una lista de asuntos en general.  “Lavaplatos” no es una acción. “Llamar a la empresa de reparaciones para que arreglen el lavaplatos” sí lo es.

 

Para poder elegir después la acción que quieres realizar según tus circunstancias , conviene que al recoger las acciones indiques 4 criterios:

• El contexto: Hay cosas que solo puedes hacer en tu casa, y cosas que solo puedes hacer en el trabajo, o en tu coche.

Allen da como ejemplos de contexto los siguientes: llamadas, ordenador, casa, trabajo, recados, agenda, leer/revisar.

• Al indicar junto a la acción el tiempo aproximado necesario, sabrás qué cosas puedes hacer con el tiempo que tienes disponible.
• Energía. Algunas cosas requieren estar a tope, mientras que otras son sencillas.
• Importancia: No todo es igual de importante.

Si se trata de una próxima acción que se ha de hacer en un momento determinado ( felicitar a tu pareja por su cumpleaños) o informaciones que has de recibir en un momento determinado ( el día 5 de junio saber el resultado del examen) ,  has de incluirlas en el calendario.

Para Allen el calendario está reservado para lo que él llama “paisaje duro” ( “hard landscape”) es decir, para las cosas que necesariamente se han de hacer en un momento determinado . Si simplemente te apetece hacer una entrada para tu blog el viernes, pero la puedes hacer cualquier otro día, para Allen no debería ir en el calendario.

Allen tampoco es partidario de la lista diaria de cosas por hacer. Las prioridades cambian, y además induce a confusión.

Para clarificar todo lo que supone la fase de procesado nada mejor que un gráfico.

 

3. Organizar.

 

Como consecuencia de la fase de procesar, las acciones han quedado clasificadas para ser dirigidas a un contenedor determinado.

Ahora has de llevarlas ( física o digitalmente) hacia ese contenedor, esa es la fase de organización.

Todo lo no accionable puede acabar en basura, referencia, lista de “quizá algún día” o calendario.

Y lo accionable puede acabar en la lista de proyectos, carpetas de proyectos, lista de próximas acciones, calendario o  lista de cosas que esperas.

Es importante que esos contenedores estén separados física, visual y psicológicamente los unos de los otros. Lo cual no significa que no pueda convenir que estén cerca, como la lista de próximas acciones y la lista de esperar. Entre esas dos listas es frecuente que haya idas y venidas, como cuando haces una cosa y tienes que esperar un resultado para hacer la siguiente.

La basura no requiere mucha explicación. Eso lo has eliminado y ya no debe preocuparte nunca más.

En cuanto a la referencia, puedes guardar tu información en muy diversos lugares. Todo dependerá de tus necesidades. Puedes tener en el coche la documentación del vehículo y en tu trabajo aquellos documentos que vayas a usar allí. Lo importante es que tengas claro qué está en cada sitio.

La lista de cosas Quizá/algún día es según Allen tu oportunidad para ser creativo y recoger todo lo que te resulte apetecible. Dentro de esa lista podrías incluir cosas como: películas que quieras ver, libros que te gustaría leer cuando tengas tiempo, viajes que quizá quieras hacer algunas vacaciones.

¿Es mejor tener una sola lista de proyectos o varias? Para la mayoría de la gente es mejor tener una sola lista de proyectos, pero no importa que tengas varias, siempre que las revises con la suficiente frecuencia.  Puedes separar la lista de proyectos personales y profesionales, hacer una lista especial para los proyectos delegados o para cualquier tipo concreto de proyectos. Otra posibilidad para los proyectos muy grandes y con varias partes, es poner el proyecto principal en la lista y recoger los subproyectos entre los materiales de soporte.

Las carpetas de proyectos recogen los materiales de soporte. Materiales de soporte son aquellos recursos que apoyan las acciones e ideas sobre el proyecto pero que no constituyen próximas acciones. Los puedes recoger físicamente en una carpeta o digitalmente en un fichero informático.

El calendario recoge toda la información que está relacionada necesariamente con un día. Por ejemplo:

• Disparadores de proyectos, que indican el día en que algo se ha de hacer ( felicitar un cumpleaños) o comenzar ( empezar un curso online).
• Eventos en los que quieras participar.
• Catalizadores de decisiones: el momento en que has de tomar una decisión sobre algo ( decidir si cambiar de ordenador el 9 de junio). Para Allen el problema no es no decidir, si no no saber el día en que decidirás.

Otro elemento dentro de la organización son las checklists.  Son una manera de recordarnos lo que ha de hacerse y cómo ha de hacerse. Son especialmente importantes en situaciones que aún no controlamos bien, y pueden crearse especialmente para una situación determinada (una checklist para tu boda) o para todo un tipo de situaciones ( cosas que llevar en un viaje).

 4. Revisar.

Como la finalidad principal del sistema de GTD es eliminar las preocupaciones, no funcionaría si no estuviéramos seguros de que no queda nada sin atender. Para eso existen las revisiones.

Hay varios tipos de revisiones.

Revisión de cada día.

Lo primero que has de hacer todos los días es mirar el calendario para ver los compromisos ineludibles ( “ paisaje duro” o “hard landscape”). Después puedes ir a la lista de acciones correspondiente al contexto (“trabajo”, “casa”, etc) en el que estés. Eso no significa que vayas a hacer necesariamente algo de esas listas, sino que podrás decidir si le quieres dedicar tiempo a esas acciones o si prefieres dedicárselo a lo que vaya surgiendo.

Diariamente has de comprobar también que todo el material está debidamente procesado.

 

Revisión semanal.

Incluye todo lo que necesites hacer para que tu cabeza esté libre de preocupaciones.  Allen recomienda hacerla en un lugar tranquilo durante aproximadamente dos horas el viernes por la tarde. Las ventajas de hacerlo en ese momento son:

• Que tienes todo lo de la semana fresco en tu mente.
• Que puedes aún contactar con otras personas del trabajo si necesitas algo de ellas.
• Que cuando acabes la revisión, comenzarás libre de preocupaciones el fin de semana.

Puedes incluir en tu revisión semanal las siguientes cosas:

Tomar todos los papeles sueltos que tengas por la casa y ponerlos en la bandeja de entrada física.

Procesar todas las notas que hayas tomado durante la semana.

Vaciar todas las cosas que tengas en la cabeza y que te preocupen.

Mirar el calendario de los días pasados para comprobar si hay alguna cosa que hayas olvidado pasar a tu sistema. Mirar el calendario de los días venideros para comprobar cual es el “paisaje duro” de los días venideros.

Examinar la lista de proyectos y comprobar que haya una próxima acción cada proyecto. Decidir qué proyectos siguen, cuáles cambian de rumbo y cuáles se eliminan.

Revisar la lista de próximas acciones y dedicar un tiempo a la lista de leer/ revisar, extrayendo lo que merezca la pena y desechando lo demás.

Comprobar la lista de “esperar” y lo que se haya recibido. Determinar si hay que hacer algo.

Mirar la lista de “quizá algún día” y buscar nuevos proyectos que puedan surgir de allí.

Examinar los materiales de apoyo de proyecto para ver si hay próximas acciones o nuevos proyectos que convenga realizar.

Pensar si hay algún nuevo proyecto que te gustaría iniciar.

Revisar cualquier otra “checklist” personal que tengas establecida.

 

Si tienes interés en una plantilla sencilla para comprobar que has revisado todo adecuadamente te la puedes bajar aquí.

Revisión trimestral.

Se trata de determinar si nuestros proyectos nos sirven para acercarnos a nuestro yo ideal, y por otro lado si cambia alguna dentro de nuestras parcelas de interés o áreas de responsabilidad ( que luego veremos).

 

5. Hacer.

Toda la teoría está muy bien, pero no sirve de nada si no llega un momento en que te pones manos a la obra. Pero  ¿cuándo empieza el día, cómo has de decidir qué deberías hacer?

Para Allen te debes guiar por tu intuición, pero hay 2 maneras de ayudarte a decidir.

 

A. Los 4 criterios para elegir una acción.

Al hablar de la lista de próximas acciones, ya dijimos que conviene determinar para cada próxima acción el contexto en que se pueden hacer, el tiempo y la energía necesarias , y su prioridad.  Considera esas circunstancias para saber qué acción realizar en el momento.

Por ejemplo si tienes que esperar 20 minutos para coger un tren, puedes ir a las acciones que estén en el apartado teléfono y que requieran menos de 20 minutos y hacer una de esas llamadas.

 

 

 

 

B. Los tres tipos de trabajo.

 

Hay tres tipos de trabajo que puedes hacer :

• El trabajo que aparece en el momento.
• El trabajo ya organizado o planificado.
• Planificar el trabajo.

 

 

No podemos evitar que haya trabajo que vaya surgiendo en el momento. Pero hemos de buscar el equilibrio para no estar todo el día yendo de tarea nueva a tarea nueva olvidando los otros dos tipos de trabajo. Además hay que aprender a hacer la transición adecuada entre un tipo de trabajo y otro para que sea lo más efectiva posible.

Al aplicar el sistema GTD y planificar el trabajo,  conoceremos lo que tenemos planificado y será más fácil decidir si hacemos en cada momento el trabajo ya planificado o el nuevo que vaya surgiendo.

 

Subiendo hacia el cielo.

 

GTD es básicamente un sistema de organización de las cosas que nos preocupan día a día. Sin embargo Allen no descuida la visión más global.

Hay para Allen cinco niveles, desde el más elevado y general hasta el más concreto.

50000 pies. Es cómo ves el conjunto de tu vida.

40000 pies. El futuro a 3-5 años.

30000 pies. El futuro a 1-2 años.

20000 pies. Tus áreas de responsabilidad. Son el conjunto de roles que representas en tu vida.  Para Allen podrías tener entre 4 y 7 áreas de responsabilidad en el trabajo, y otras tantas en la vida personal ( p.ej, salud, paternidad, pareja, amigos, blog).  Y cada mes o cada tres meses debes revisar esas áreas para comprobar si puedes sacar de ahí algo que necesite ser procesado.

10000 pies. Tus proyectos.

Pista de despegue. Las acciones de tu día a día.

¿Es mejor comenzar organizando tus valores y principios y luego descendiendo a lo concreto (de arriba abajo) o es mejor ir de abajo hacia arriba?

En teoría sería mejor definir tus objetivos vitales e ir deduciendo lo que tienes que hacer en cada nivel inferior.  Al fin y al cabo cada nivel depende del que tiene encima.

Sin embargo esa aproximación es complicada en la práctica. Si no tienes un poco organizado el día a día, es complicado que tengas la energía para mirar a largo plazo. Por eso Allen dice que es mejor organizar primero la pista de despegue, y una vez que hayas crecido en confianza mirar a más largo plazo.

Cuando examines los niveles que van de los 30000 a los 50000 pies has de plantearte sobre todo lo siguiente: “¿Qué es lo que has decidido que ocurra en el plazo de _ años?” “¿Qué camino has ideado para lograrlo?” “Qué cosas significativas están ocurriendo ahora  que podrían afectarte en _ años?”

 

Los beneficios de la GTD.

 

 

Aunque el principal objetivo del sistema de GTD es que mejores tu productividad, al conseguirlo se producen otros beneficios colaterales.

Cuando no sigues un sistema de organización adecuado, rompes los compromisos que has hecho contigo mismo, y  te sientes mal.

Cada cosa pendiente en tu subconsciente es una carga. Para liberarte de ella tienes tres opciones ( todas ellas más fáciles con el sistema de GTD):

• Decidir no hacerla. Aplicando la GTD sabes con claridad lo que tienes qué hacer y el coste de adquirir nuevos compromisos. Así resulta más sencillo decir que no.
• Pasarla al futuro. Al conocer todas tus tareas pendientes, es más fácil ser consciente de las cosas que no puedes hacer ahora y que tienes que postergar voluntariamente.  Si sabes que tienes que ordenar tu salón y lo pasas a quizá algún día, es como si hubieras hecho un nuevo acuerdo contigo mismo, y no tuvieras que llevar la carga del incumplimiento.
• Hacerla. Al ir realizando tareas sencillas que tenías por ahí pendientes, te irás sintiendo cada vez mejor.

Algo que también produce efectos muy positivos en las personas es el determinar la próxima acción. Cuando alguna tarea nos resulta agobiante, es porque imaginamos las consecuencias negativas ( por ejemplo si tenemos que revisar nuestros impuestos, empezamos a imaginar lo que ocurriría si nos equivocamos) Al determinar la próxima acción centramos nuestra mente en la solución y no en el problema.

Mucha gente retrasa pensar en la próxima acción, y solo lo hace cuando la cuestión reaparece como un problema urgente. Es mejor determinar la próxima acción pronto, antes de que se convierta en un problema.

La determinación de la próxima acción es beneficiosa porque:

• Permite saber bien lo que se ha de hacer. Allen recomienda que en caso de una reunión, cuando queden 20 minutos para acabar se haga la pregunta: “¿Cuál es la próxima acción?”
• Si hay varias personas involucradas, queda claro quién ha de hacer qué.
• Produce un aumento de la sensación de poder. Si señalas una próxima acción, es porque hay algo que puedes hacer. Hay dos clases de cosas: aquéllas que no puedes cambiar y que has de aceptar como parte del paisaje, y las que sí puedes cambiar y para las que has de señalar una próxima acción.

 

 GTD y el E-mail.

 

Allen recomienda gestionar los mails desde la misma aplicación de correo.  Los correos que nos lleven más de dos minutos deberían ir a una carpeta que tenga un nombre como @Acción. El símbolo antes de la palabra hará que la carpeta aparezca al principio de las demás.

Lo que estemos esperando puede ir en la carpeta @Esperar.

También puedes tener una carpeta llamada @Proyectos donde incorpores todos los materiales de apoyo de cada uno de tus proyectos.

 

Recursos sobre GTD.

 

Obviamente el primer recurso es el libro de David Allen “Organízate con eficacia” ( Getting things done)

Pero además, hay muchísimas páginas en internet que explican y/o desarrollan el sistema de Getting Things Done GTD. Algunas de las más importantes páginas en español con un amplio tratamiento de GTD son las siguientes:

 

Marcaladiferencia.com

Optimainfinito.com

DavidTorne.com

Facilethings.com

Productividad y GTD. 

Vidaenpositivo.org.

Jerónimo Sánchez.

cambiandocreencias.com

controyperspectiva.com

redesproductivas.com

enfoquecarnot.com

experienciaproductiva.com

canasto.es

albarbero.com

 

Lamentablemente no me ha sido posible contactar con todos los expertos en productividad en lengua española. Si crees que tienes un blog de productividad que estudie en detalle el sistema de Getting things done ( GTD) y que debería estar mencionado aquí, házmelo saber.

Enlaces de temas relacionados.

La productividad es un tema muy general. Y en muchos blogs se hacen aportaciones enriquecedoras. Te invito a hacer un recorrido por algunas entradas sobre productividad de reconocidos blogueros. Son muy diferentes entre sí, pero sirven para dar una visión muy completa de todas las aproximaciones a la productividad.

Homominimus. Dos enfoques de la organización personal.  

El primer paso: Un día sin internet no es el fin del mundo. 

Esplingo coaching: objetivos. 

Laura Mascaró. Ocho formas de evitar que te conteste a un mail. 

Minimal coin. Bullet journal: la agenda definitiva. 

Raúl Hernández: Reduce tu lista de taréas sin hacer nada. 

Tribuna de avalon: los ladrones de tiempo. 

Carochin: El tiempo no pasa despacico. 

Anca Balaj: escritura para mejorar la productividad. 

Minimo da Vinci: implantando mi GTD. I.