Procrastrinación.

Al leer esa palabra, es muy probable que imagines una persona tumbada en el sofá, viendo la televisión, mirando en la distancia un montón de papeles que esperan que alguien los atienda.

Pereza, simple pereza.

Y puede que en muchas ocasiones sea así. Pero no siempre la procrastinación tiene esa forma. En otras ocasiones la procrastinación es todo lo contrario.

El huracán de las mil tareas.

“Tengo que imprimir unos billetes. Pero oh, eso no lo puedo hacer desde este ordenador, porque no está conectado a la impresora. Quizá podría intentar ver por qué demonios no aparece la impresora aquí. O simplemente encender el otro ordenador e imprimirlos desde allí. Y también tengo que enviarle un mensaje a un amigo para saber si quiere tomar algo conmigo. ¿Mensaje de teléfono? No, casi mejor por twitter. Entraré un rato a twitter. .. vaya un par de personas me han mencionado, y alguien ha retuiteado mi última entrada. Además alguien ha puesto un enlace que parece muy muy interesante… Tengo que hacer la entrada de hoy, y tenía  apuntadas ideas. Sí, he de abrir la hoja donde estaban las ideas. Vaya, en la hoja veo que había apuntado el link de un curso que empezaba hoy.  Bufff, que cansancio. Son ya las nueve y aún no he cenado. Voy a preparar la serie que veré durante la cena.”

 

No he parado un segundo. Y a la vez no he hecho nada. Soy un procrastrinador, pero no un procrastrinador en reposo, sino un procrastrinador huracanado. No es que sea indolente. No está en mi naturaleza ser indolente. Es que hay demasiadas cosas que me rondan. Demasiados pájaros que me trinan al mismo tiempo. Así es imposible.

Cómo evitar la procrastinación huracanada.

Hay soluciones radicales. Cómo reducir el número de cosas de las que te ocupas, o quizá ocuparte menos de las cosas que tienes que hacer. Pero esas soluciones exceden de la intención de este artículo.

Pongamos que ahora tienes ese número de tareas y las tienes que hacer. Necesitas una solución para ahora mismo.

Lo primero es que reúnas todas esas tareas en una bandeja de entrada como dice el sistema de Getting Things Done. Da igual que la tarea sea hacer una llamada a la empresa de seguros o cavar una zanja para enterrar un cadáver. Todo cuenta como tarea, y se resume en una palabra o un par de palabras.

P ej:

Recoger la ropa de la tintorería. 

Matar al loro del vecino. 

Hacer una tarta de chocolate. 

Distingue lo que le encargarás a a otras personas y lo que harás otro día.  Pero ten en cuenta que si lo hará otra persona, decirle a esa persona que lo haga es una tarea. Y si lo has de hacer otro día, apuntar que lo harás ( en el calendario o en la lista que tengas ) también es una tarea.

P.ej:

Decirle a la secretaria que llame a la señora Verde. 

Apuntar cumpleaños señor Amarillo en el calendario. 

Es conveniente que distingas las tareas a realizar según el lugar donde puedas hacerlas. El contexto.  De manera que tienes una lista con varios apartados. Así por ejemplo lavar los platos iría a la lista de tareas de la casa, y organizar la mesa del despacho iría a la lista de tareas del trabajo.

Por ejemplo: 

Lista casa: 

Poner lavadora. 

Arreglar el modem. 

Hacer entrada para el blog. 

Lista del trabajo. 

Escribir un informe. 

Despejar la mesa de la oficina. 

El sistema de Getting Things Done ( el más importante en el campo de la productividad)  dice que las tareas que puedas hacer en menos de dos minutos las hagas directamente en lugar de apuntarlas. Sin embargo creo que es mejor que solo apuntes la tarea y la hagas después ( siguiendo la recomendación de Jose Miguel Bolivar en su blog Optima infinito) Ejecutar la tarea directamente puede que sea más rápido, pero te saca de la mentalidad de organizar y te pone en la mentalidad de hacer. Volver a concentrarte será luego más difícil.

Una vez apuntadas las tareas habrás conseguido la lista de cosas por hacer. Pero es simplemente una lista de tareas en bruto ( TB)

Podrías simplemente ejecutar las tareas que tienes en la lista para el entorno en que estés ( casa, trabajo, en la calle) por el orden en que estén apuntadas.

Pero ese orden es un orden al azar. Y tiene varios inconvenientes:

– no considera cuál es tu mejor momento para hacer cada tarea.

-no tiene en cuenta que hay cosas que no puedes hacer a determinadas horas. ( Esta muy bien poner que vas a reservar hora en el médico justo después de comer, pero quizá no esté abierta la consulta).

– olvida que hay cosas que facilitan hacer otras después. Arreglar el ruido de la cisterna puede que no sea necesario para escribir un libro, y no pertenece desde luego al mismo proyecto. Pero arreglar la cisterna y eliminar el ruido hace más fácil que puedas concentrarte.

– y sobre todo, como no es un orden que tenga detrás una decisión y una motivación consciente, es muy fácil caer en la tentación de alterarlo.

En GTD la solución puede ser distinguir las tareas según el nivel de energía que requieran.  Pero me parece una complicación que solo resuelve algunos de los problemas mencionados antes.

Por eso yo prefiero hacer una clasificación cronológica de la lista de tareas.

El orden cronológico puede depender de muchas circunstancias: De la importancia, de la urgencia, de la energía que preveas que vas a tener en cada momento, de condicionantes externos o de cualquier otra cosa. Si has de pasarte por casa de tus padres a recoger algo y solo están a la hora de cenar, no tiene sentido empezar el día con esa tarea.

En general soy partidario de comenzar el día con la tarea más difícil. Es lo que se llama “comerse el sapo primero” o “desayunar el sapo”. Por la mañana tienes más energía, y además al sentir que has cumplido te sentirás reforzado.

Al acabar tendrás no una lista de tareas en bruto sino una lista de tareas ordenadas cronológicamente (TOC).

Se trata de conseguir que , una vez hayas fijado ese orden,  no lo puedas cambiar fácilmente.

Hay varios motivos que podrían llevarte a  querer cambiar el orden:

• La aparición de una tarea nueva. Si aparece una tarea nueva, salvo que sea urgente e inmediata, no debería pasar a primera posición. Es mejor analizar la lista ordenada cronológicamente  y ver en qué posición deseamos insertarla. Luego volveremos nuestra atención a la primera tarea en la lista.

• La imposibilidad o la grave dificultad para ejecutar la tarea anterior. Quizá no puedo contactar con quien me ha de ayudar en la tarea. O quiero subir algo a la web, pero se me haya ido la conexión a internet. En cualquiera de esos casos, puedo dejar esa tarea en pausa y pasar a la siguiente.

• El deseo de hacer una cosa que brille más. Este es el gran problema. Nuestra pequeña alma de urraca que nos lleva a perseguir las cosas más brillantes. Con esto hay que estar muy atento. No cambies el orden de las tareas si no hay un motivo justificado. Pero claro, siempre nos parece que el motivo es justificado . Así que lo mejor es imponer un peaje para cambiar el orden de las tareas.

Cambios sí, pero..

Para evitar cambiar el orden de las tareas sin más te propongo establecer un recargo cada vez que cambies las tareas. El recargo puede ser cualquier cosa que no sea ni apetecible ni dañiña para ti. Puedes comerte una zanahoria, hacer 10 flexiones, o lavar 5 platos.

Entonces puedes cambiar el orden de las tareas, porque ya has demostrado que el cambio te importa de verdad y que está justificado.

Donde apuntar las tareas y su orden.

No importa mucho que uses un sistema analógico o un sistema digital. Esa no debería ser tu preocupación ahora mismo. Deberías preocuparte por el sistema, y una vez que lo tengas bien implementado, ya podrás preocuparte por cómo utilizarlo.

Yo a veces uso una simple hoja de papel y a veces uso alguna aplicación para Chrome. Me gusta especialmente Kanban Flow porque te permite organizar las tareas de una forma atractiva y además seguir el tiempo que le has dedicado a cada cosa.

Prueba este sistema y dime si consigues frenar el huracán de la procrastrinación. Si vas a procrastinar, mejor tirado en el sofá y no girando como si fueras el Katrina, ¿no te parece?

En resumen: Esta bien tener una lista de cosas que hacer. Pero está mucho mejor tener una lista ordenada cronológicamente de cosas que hacer.