La matriz de Eisenhower: como priorizar tus tareas

¿Quién era Eisenhower?

Eisenhower

President Dwight D. Eisenhower Presidential Library and Museum @ Unsplash

Dwight D. Eisenhower fue una persona con mucho éxito. Fue un general de cinco estrellas en la Segunda Guerra Mundial y el 34º Presidente de los Estados Unidos.

¿Cómo pudo Eisenhower hacer tantas cosas? Su secreto era conocer la diferencia entre lo urgente y lo importante.

En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un presidente de universidad no identificado que dijo,

"Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes".

Prestamos más atención a las cosas urgentes que a las importantes. Eso se llama el efecto de mera urgencia.

El "efecto mera urgencia"

El "Efecto de mera urgencia" es una peculiaridad psicológica que explica por qué somos tan malos en la gestión de tareas y del tiempo. Afirma que nuestra atención se ve atraída por las tareas urgentes en detrimento de las que son menos urgentes, incluso cuando la tarea menos urgente ofrece mayores recompensas.

Un estudio reciente publicado en el Journal of Consumer Research demostró que el efecto es real. Pero también demostró algo más: podemos superar el efecto de mera urgencia si reflexionamos y consideramos la importancia de las cosas.

Y para ello, ninguna herramienta funciona mejor que la matriz de Eisenhower.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower es una herramienta de productividad que ayuda a las personas a centrarse en las tareas que tienen mayor impacto. Es un método de gestión del tiempo que trata de responder a una sencilla pregunta:

¿Qué es lo más importante que debo hacer ahora mismo?

Esto se suele responder evaluando cuatro cuadrantes que se etiquetan: 1) urgente e importante, 2) no urgente pero importante, 3) urgente pero no importante, y 4) ni urgente ni importante.

Matriz de Eisenhower o Diagrama de Eisenhower

Los cuadrantes de la matriz de Eisenhower

Primer cuadrante. Tareas urgentes e importantes. Imagen: La casa está en llamas.

Respuesta->Hay que hacerlo.

Esta es la zona de alarma. A veces las cosas llegan aquí porque las has dejado para más tarde, pero otras aparecen aquí de la nada.

Ejemplos de esto son:

la cocina está en llamas.
el plazo para tus informes termina mañana.
tienes que ir al hospital.
recibes una llamada de la alarma de que están robando en tu casa de la playa.

Puedes evitar permanecer en esta zona durante mucho tiempo, pero no será posible evitarlo del todo. Sólo hay algunas urgencias que tendrás que atender. El problema de esta zona es que genera mucho estrés.

Segundo cuadrante: No es urgente, pero es importante. Imagen: haz una planificación deportiva.

Respuesta->Planificar y programar.

Este es el mejor lugar para estar. Aquí no te centras en los problemas, sino en el crecimiento. Cuanto más tiempo pase en este cuadrante, más crecerá y menos tareas tendrá en el primer cuadrante. Este es el lugar donde las personas eficaces marcan la diferencia.

Ejemplos de ello:

Tercer cuadrante: Tareas urgentes pero no importantes.

Imagen: Tienes un mensaje.

Respuesta->Delega, automatiza o reorganiza.

Este cuadrante representa las cosas con una limitación de tiempo que corresponden a las prioridades de otra persona o, al menos, no son cosas que promuevan tu bienestar o mejora. Las distracciones que necesitan atención inmediata entran en esta categoría. Si te quedas demasiado tiempo en este cuadrante sentirás que no tienes el control de tu vida y probablemente vivirás en modo procrastinación..

Ejemplos de esto:

Muchas de estas tareas pueden ser realizadas por otras personas en tu nombre, por lo que delegar puede ser una buena opción. O ser automatizado. A veces puedes simplemente reorganizar tu flujo de trabajo para estas tareas de manera que puedas hacer muchas de ellas al mismo tiempo. Por ejemplo, puedes utilizar un programa para que te envíen todos los correos electrónicos no esenciales en un momento determinado de la semana, y leerlos juntos en lugar de molestarte cada día.

Si no puedes reorganizar tu entorno o deshacerte de esas tareas del tercer cuadrante anticipadamente, tendrás que usar tu disciplina y algunos trucos para no dejarte llevar por ellas al agujero de conejo. Puedes ver por ejemplo 7 maneras de mirar menos tu mail.

Cuarto cuadrante . No importante, no urgente.

Imagen: Ver la televisión.

Respuesta->Suprimir o usar como un regalo para ti mismo.

Si te encuentras en este cuadrante con demasiada frecuencia, probablemente sentirás que tu vida está vacía. Es un cuadrante muy pasivo y las tareas que se realizan aquí no contribuyen a mejorar tu vida. Esto no significa que nunca debas permanecer en este cuadrante. Necesitas descansar y desconectar, pero es mejor si lo haces con un propósito.

Ejemplos de esto:

La diferencia entre tareas urgentes e importantes

La Matriz de Eisenhower se basa en el concepto de urgente e importante. Las tareas urgentes son las que hay que hacer ahora mismo porque son sensibles al tiempo. Las tareas importantes son las que le ayudarán a alcanzar sus misiones, objetivos y valores a largo plazo.

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower

Las categorías son bastante sencillas, pero muchas personas tienen problemas para utilizar esta herramienta porque deciden no priorizar sus tareas.

La solución es crear una lista completa de tareas clasificadas por su urgencia e importancia. A continuación, hay que trabajar sistemáticamente en la lista y decidir qué elementos pertenecen a cada lugar.

La matriz de Eisenhower puede utilizarse con un diagrama como el del dibujo que sale en esta entrada, que llevará las tareas a un formato visual. Esto es útil porque puedes ver más claramente qué tareas están agrupadas en el mismo cuadrante y entender qué hay que hacer a continuación.

A muchas personas les gusta utilizar un diagrama para crear una nueva lista de tareas y priorizarlas por importancia. Después, pueden volver a clasificar los elementos en función de la urgencia.

La matriz puede ser muy útil en un entorno de grupo. Puede actuar como una herramienta de lluvia de ideas colaborativa, o la gente puede utilizarla para priorizar los elementos de un proyecto y asegurarse de que se completan antes de seguir adelante.

¿Creó Eisenhower la matriz Eisenhower?

No, no lo hizo. Fue treinta años más tarde cuando Stephen Covey, utilizando las ideas de Eisenhower, creó la matriz Eisenhower, que más tarde se ha conocido también como Matriz de Gestión del Tiempo, Caja Eisenhower, Método Eisenhower y Matriz de lo Urgente-Importante.

Eso lo hizo en su fascinante libro los siete hábitos de las personas altamente efectivas. Si no lo has leído, deberías hacerlo tan pronto como puedas.

los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

¿Deberías utilizar la matriz Eisenhower?

La Matriz Eisenhower es la más adecuada para directivos y supervisores que necesitan priorizar tareas y recursos. También puede ser utilizada por personas que intentan averiguar cuánto tiempo deben dedicar a las distintas tareas.

Es una herramienta eficaz, pero requiere disciplina para recordar qué cuadrantes son urgentes y cuáles son importantes. También es importante poner las cosas en el cuadrante correcto para centrarse en las tareas que realmente necesitan su atención.

La matriz de Eisenhower es una buena herramienta si tienes muchas tareas que completar cada día, pero no es ideal para alguien con sólo unas pocas tareas. Si ese es el caso, podría ser mejor simplemente mantener la lista de tareas en tu cabeza.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar la Matriz de Eisenhower?

La Matriz Eisenhower puede ayudarte a priorizar mejor sus tareas y a conseguir más en menos tiempo. La Matriz Eisenhower puede ayudarte a comprender mejor tus puntos fuertes y débiles, y a enfocar mejor tus esfuerzos.

Consejos para trabajar con la Matriz de Eisenhower

Coloca tus tareas en una lista de tareas.

Asegúrate de tener claro cuál es la tarea, la necesidad de realizarla, quién tiene que hacerla y cuándo.

Comprueba los plazos de las tareas.

A continuación, planifica tu trabajo según las prioridades y la matriz de Eisenhower. Elimina las tareas que no son urgentes ni importantes (cuarto cuadrante) e intenta aislarte de las tareas del tercer cuadrante. A continuación, ocúpate de las tareas del primer cuadrante e intenta dejar tiempo para trabajar en las tareas del segundo cuadrante. Puedes codificar las tareas por colores o simplemente hacer una marca cerca de ellas.

Modelos mentales que tienen que ver con la matriz de Eisenhower

cómete el sapo primero

Comerse el sapo primero

Un modelo mental que está relacionado con la matriz de Eisenhower es el modelo mental de comerse el sapo primero. Este modelo mental afirma que se debe abordar a primera hora de la mañana, cuando se tiene más energía, la tarea más pesada del día.

Este modelo no tiene en cuenta la importancia o la urgencia, sino lo difícil que es una tarea para nosotros.

Ambos modelos pueden funcionar juntos sin ningún problema.

Luchar primero contra el tiburón más cercano al barco

Si te atacan un puñado de tiburones, es mejor que elijas luchar primero contra el que está más cerca de ti. De lo contrario, probablemente no sobrevivirás para luchar contra el siguiente. Este modelo considera la urgencia y es totalmente compatible con la matriz de Eisenhower y el tiburón sería el primer cuadrante de tareas. Nadie puede dudar de que las tareas del primer cuadrante tienen que estar en la cima de la priorización.

Conclusión

La matriz de Eisenhower es una gran herramienta para la gestión del tiempo. Con la matriz de Eisenhower, la toma de decisiones y la priorización son mucho más fáciles.

 

Cómo evitar la procrastinación huracanada.

Procrastrinación.

Por: flickr.com/photos/wicker-furniture/10063060595/Hay sofás más cómodos, pero ¿más ecológicos?

 

Al leer esa palabra, es muy probable que imagines una persona tumbada en el sofá, viendo la televisión, mirando en la distancia un montón de papeles que esperan que alguien los atienda.

Pereza, simple pereza.

Y puede que en muchas ocasiones sea así. Pero no siempre la procrastinación tiene esa forma. En otras ocasiones la procrastinación es todo lo contrario.

 

Por:flickr.com/photos/noaaphotolib/5054533468/

El huracán de las mil tareas.

 

"Tengo que imprimir unos billetes. Pero oh, eso no lo puedo hacer desde este ordenador, porque no está conectado a la impresora. Quizá podría intentar ver por qué demonios no aparece la impresora aquí. O simplemente encender el otro ordenador e imprimirlos desde allí. Y también tengo que enviarle un mensaje a un amigo para saber si quiere tomar algo conmigo. ¿Mensaje de teléfono? No, casi mejor por twitter. Entraré un rato a twitter. .. vaya un par de personas me han mencionado, y alguien ha retuiteado mi última entrada. Además alguien ha puesto un enlace que parece muy muy interesante… Tengo que hacer la entrada de hoy, y tenía  apuntadas ideas. Sí, he de abrir la hoja donde estaban las ideas. Vaya, en la hoja veo que había apuntado el link de un curso que empezaba hoy.  Bufff, que cansancio. Son ya las nueve y aún no he cenado. Voy a preparar la serie que veré durante la cena."

 

No he parado un segundo. Y a la vez no he hecho nada. Soy un procrastrinador, pero no un procrastrinador en reposo, sino un procrastrinador huracanado. No es que sea indolente. No está en mi naturaleza ser indolente. Es que hay demasiadas cosas que me rondan. Demasiados pájaros que me trinan al mismo tiempo. Así es imposible.

 

Cómo evitar la procrastinación huracanada.

 

Hay soluciones radicales. Cómo reducir el número de cosas de las que te ocupas, o quizá ocuparte menos de las cosas que tienes que hacer. Pero esas soluciones exceden de la intención de este artículo.

Pongamos que ahora tienes ese número de tareas y las tienes que hacer. Necesitas una solución para ahora mismo.

Lo primero es que reúnas todas esas tareas en una bandeja de entrada como dice el sistema de Getting Things Done. Da igual que la tarea sea hacer una llamada a la empresa de seguros o cavar una zanja para enterrar un cadáver. Todo cuenta como tarea, y se resume en una palabra o un par de palabras.

P ej:

Recoger la ropa de la tintorería. 

Matar al loro del vecino. 

Hacer una tarta de chocolate. 

 

Distingue lo que le encargarás a a otras personas y lo que harás otro día.  Pero ten en cuenta que si lo hará otra persona, decirle a esa persona que lo haga es una tarea. Y si lo has de hacer otro día, apuntar que lo harás ( en el calendario o en la lista que tengas ) también es una tarea.

P.ej:

Decirle a la secretaria que llame a la señora Verde. 

Apuntar cumpleaños señor Amarillo en el calendario. 

 

Es conveniente que distingas las tareas a realizar según el lugar donde puedas hacerlas. El contexto.  De manera que tienes una lista con varios apartados. Así por ejemplo lavar los platos iría a la lista de tareas de la casa, y organizar la mesa del despacho iría a la lista de tareas del trabajo.

Por ejemplo: 

Lista casa: 

Poner lavadora. 

Arreglar el modem. 

Hacer entrada para el blog. 

Lista del trabajo. 

Escribir un informe. 

Despejar la mesa de la oficina. 

 

El sistema de Getting Things Done ( el más importante en el campo de la productividad)  dice que las tareas que puedas hacer en menos de dos minutos las hagas directamente en lugar de apuntarlas. Sin embargo creo que es mejor que solo apuntes la tarea y la hagas después ( siguiendo la recomendación de Jose Miguel Bolivar en su blog Optima infinito) Ejecutar la tarea directamente puede que sea más rápido, pero te saca de la mentalidad de organizar y te pone en la mentalidad de hacer. Volver a concentrarte será luego más difícil.

Una vez apuntadas las tareas habrás conseguido la lista de cosas por hacer. Pero es simplemente una lista de tareas en bruto ( TB)

Podrías simplemente ejecutar las tareas que tienes en la lista para el entorno en que estés ( casa, trabajo, en la calle) por el orden en que estén apuntadas.

Pero ese orden es un orden al azar. Y tiene varios inconvenientes:

- no considera cuál es tu mejor momento para hacer cada tarea.

-no tiene en cuenta que hay cosas que no puedes hacer a determinadas horas. ( Esta muy bien poner que vas a reservar hora en el médico justo después de comer, pero quizá no esté abierta la consulta).

- olvida que hay cosas que facilitan hacer otras después. Arreglar el ruido de la cisterna puede que no sea necesario para escribir un libro, y no pertenece desde luego al mismo proyecto. Pero arreglar la cisterna y eliminar el ruido hace más fácil que puedas concentrarte.

- y sobre todo, como no es un orden que tenga detrás una decisión y una motivación consciente, es muy fácil caer en la tentación de alterarlo.

En GTD la solución puede ser distinguir las tareas según el nivel de energía que requieran.  Pero me parece una complicación que solo resuelve algunos de los problemas mencionados antes.

Por eso yo prefiero hacer una clasificación cronológica de la lista de tareas.

 

Por: flickr.com/photos/29233640@N07/8025277486/

 

El orden cronológico puede depender de muchas circunstancias: De la importancia, de la urgencia, de la energía que preveas que vas a tener en cada momento, de condicionantes externos o de cualquier otra cosa. Si has de pasarte por casa de tus padres a recoger algo y solo están a la hora de cenar, no tiene sentido empezar el día con esa tarea.

En general soy partidario de comenzar el día con la tarea más difícil. Es lo que se llama “comerse el sapo primero” o “desayunar el sapo”. Por la mañana tienes más energía, y además al sentir que has cumplido te sentirás reforzado.

Al acabar tendrás no una lista de tareas en bruto sino una lista de tareas ordenadas cronológicamente (TOC).

Se trata de conseguir que , una vez hayas fijado ese orden,  no lo puedas cambiar fácilmente.

Hay varios motivos que podrían llevarte a  querer cambiar el orden:

 

 

 

 

Cambios sí, pero..

Para evitar cambiar el orden de las tareas sin más te propongo establecer un recargo cada vez que cambies las tareas. El recargo puede ser cualquier cosa que no sea ni apetecible ni dañiña para ti. Puedes comerte una zanahoria, hacer 10 flexiones, o lavar 5 platos.

Entonces puedes cambiar el orden de las tareas, porque ya has demostrado que el cambio te importa de verdad y que está justificado.

Por: flickr.com/photos/koalazymonkey/3590953001/

Donde apuntar las tareas y su orden.

No importa mucho que uses un sistema analógico o un sistema digital. Esa no debería ser tu preocupación ahora mismo. Deberías preocuparte por el sistema, y una vez que lo tengas bien implementado, ya podrás preocuparte por cómo utilizarlo.

Yo a veces uso una simple hoja de papel y a veces uso alguna aplicación para Chrome. Me gusta especialmente Kanban Flow porque te permite organizar las tareas de una forma atractiva y además seguir el tiempo que le has dedicado a cada cosa.

Prueba este sistema y dime si consigues frenar el huracán de la procrastrinación. Si vas a procrastinar, mejor tirado en el sofá y no girando como si fueras el Katrina, ¿no te parece?

 

En resumen: Esta bien tener una lista de cosas que hacer. Pero está mucho mejor tener una lista ordenada cronológicamente de cosas que hacer.

 

Un pequeño truco para concentrarse mejor

En ocasiones tenemos que trabajar,leer o estudiar en un entorno en el que hay demasiado ruido. Eso puede ser extremadamente incómodo, pues nos distrae y nos hace imposible la concentración. Además si se prolonga en el tiempo puede llegar a desesperarnos por el esfuerzo de intentar inútilmente mantener el foco en lo que hacemos.

Stay focused

Por eso os voy a indicar un pequeño truco para concentrarse mejor

¿Cómo evitar que el exceso de ruido nos distraiga?

Una posible solución a eso sería escuchar música. A algunas personas posiblemente les funcione, pero dado que normalmente la música suele mover a algún tipo de sentimiento, es también difícil mantener una concentración adecuada.

Quizá otra solución sería el silencio absoluto. Puede ser que para algunas personas sea una opción, pero salvo que vivas en mitad de los Himalayas lo más probable es que no sea tan fácil de conseguir rodearse de silencio.

Pero no desesperes, aun queda otra posibilidad. Es lo que los ingleses llaman “White noise”, y en un alarde de originalidad se llama en español “Sonido Blanco”. Se trata de un ruido de fondo, poco intrusivo, que  favorece la concentración.

¿Favorece realmente el “sonido blanco” la concentración?

Un estudio realizado en la Universidad de Chicago (“Is Noise Always Bad? Exploring the Effects of Ambient Noise on Creative Cognition. Ravi Mehta, Rui (Juliet) Zhu, and Amar Cheema”) comprobó que un nivel moderado de sonido ambiente (sobre 70 decibelios) es mejor que un nivel bajo ( sobre 50 decibelios) para las labores creativas. Sin embargo ( como era por otro lado de imaginar sin necesidad de estudio alguno) un alto nivel de sonido ambiente ( 85 decibelios) perjudicaba la creatividad.

¿Cómo aprovechar el “sonido blanco”?

Una posibilidad es usar el típico cd de lluvia en la selva, olas del mar o alguna cosa parecida. Son bastante relajantes y agradables. Hay de todo tipo aunque yo lo prefiero sin música de fondo, por los motivos indicados antes. 

Si no tienes un Cd no pasa nada, para eso están las páginas de internet. He probado dos interesantes:

Coffitivity.com es una página que produce un sonido semejante al que podría haber en un Starbucks. Si echas de menos estar allí y no te apetece salir de casa o no te quieres gastar el dinero en un Frapuccino estás de suerte.
Simplynoise.com por otro lado es una página que te deja escoger el sonido blanco o otros tipos de sonidos. El blanco de esta página a mí no me gusta demasiado, porque me recuerda al de un televisor sin sintonizar. Sin embargo tienes el rosa que hace un efecto catarata ( aconsejado para relajación) el marrón capaz de calmar a tu monstruo particular ( sea un gato, un perro o un niño) y mi preferido, un sonido de lluvia que puedes encontrar en http://rain.simplynoise.com/.
Escoge el que más te guste y mira a ver si así te concentras mejor. Yo estoy escribiendo este post con el de lluvia, y me he concentrado bastante bien. Eso sí, justo ahora acabo de pensar en que tengo que salir de casa y ya iba a coger el paraguas.

Si tienes algún truco especial para la concentración que quieras contar, puedes hacerlo en los comentarios.