La matriz de Eisenhower: como priorizar tus tareas

¿Quién era Eisenhower?

Eisenhower
President Dwight D. Eisenhower Presidential Library and Museum @ Unsplash

Dwight D. Eisenhower fue una persona con mucho éxito. Fue un general de cinco estrellas en la Segunda Guerra Mundial y el 34º Presidente de los Estados Unidos.

¿Cómo pudo Eisenhower hacer tantas cosas? Su secreto era conocer la diferencia entre lo urgente y lo importante.

En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un presidente de universidad no identificado que dijo,

«Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes».

Prestamos más atención a las cosas urgentes que a las importantes. Eso se llama el efecto de mera urgencia.

El «efecto mera urgencia»

El «Efecto de mera urgencia» es una peculiaridad psicológica que explica por qué somos tan malos en la gestión de tareas y del tiempo. Afirma que nuestra atención se ve atraída por las tareas urgentes en detrimento de las que son menos urgentes, incluso cuando la tarea menos urgente ofrece mayores recompensas.

Un estudio reciente publicado en el Journal of Consumer Research demostró que el efecto es real. Pero también demostró algo más: podemos superar el efecto de mera urgencia si reflexionamos y consideramos la importancia de las cosas.

Y para ello, ninguna herramienta funciona mejor que la matriz de Eisenhower.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower es una herramienta de productividad que ayuda a las personas a centrarse en las tareas que tienen mayor impacto. Es un método de gestión del tiempo que trata de responder a una sencilla pregunta:

¿Qué es lo más importante que debo hacer ahora mismo?

Esto se suele responder evaluando cuatro cuadrantes que se etiquetan: 1) urgente e importante, 2) no urgente pero importante, 3) urgente pero no importante, y 4) ni urgente ni importante.

Matriz de Eisenhower o Diagrama de Eisenhower

Los cuadrantes de la matriz de Eisenhower

Primer cuadrante. Tareas urgentes e importantes. Imagen: La casa está en llamas.

Respuesta->Hay que hacerlo.

Esta es la zona de alarma. A veces las cosas llegan aquí porque las has dejado para más tarde, pero otras aparecen aquí de la nada.

Ejemplos de esto son:

la cocina está en llamas.
el plazo para tus informes termina mañana.
tienes que ir al hospital.
recibes una llamada de la alarma de que están robando en tu casa de la playa.

Puedes evitar permanecer en esta zona durante mucho tiempo, pero no será posible evitarlo del todo. Sólo hay algunas urgencias que tendrás que atender. El problema de esta zona es que genera mucho estrés.

Segundo cuadrante: No es urgente, pero es importante. Imagen: haz una planificación deportiva.

Respuesta->Planificar y programar.

Este es el mejor lugar para estar. Aquí no te centras en los problemas, sino en el crecimiento. Cuanto más tiempo pase en este cuadrante, más crecerá y menos tareas tendrá en el primer cuadrante. Este es el lugar donde las personas eficaces marcan la diferencia.

Ejemplos de ello:

  • Aprender ruso
  • Apuntarse a un gimnasio
  • Planificar tu ascenso en la escala corporativa.
  •  Determinar cómo monetizar su blog.

Tercer cuadrante: Tareas urgentes pero no importantes.

Imagen: Tienes un mensaje.

Respuesta->Delega, automatiza o reorganiza.

Este cuadrante representa las cosas con una limitación de tiempo que corresponden a las prioridades de otra persona o, al menos, no son cosas que promuevan tu bienestar o mejora. Las distracciones que necesitan atención inmediata entran en esta categoría. Si te quedas demasiado tiempo en este cuadrante sentirás que no tienes el control de tu vida y probablemente vivirás en modo procrastinación..

Ejemplos de esto:

  • recibir correos de empresas que no son esenciales para tus objetivos.
  • notificaciones de ofertas
  • reservar en tu restaurante favorito.
  • revisar una notificación de las redes sociales.

Muchas de estas tareas pueden ser realizadas por otras personas en tu nombre, por lo que delegar puede ser una buena opción. O ser automatizado. A veces puedes simplemente reorganizar tu flujo de trabajo para estas tareas de manera que puedas hacer muchas de ellas al mismo tiempo. Por ejemplo, puedes utilizar un programa para que te envíen todos los correos electrónicos no esenciales en un momento determinado de la semana, y leerlos juntos en lugar de molestarte cada día.

Si no puedes reorganizar tu entorno o deshacerte de esas tareas del tercer cuadrante anticipadamente, tendrás que usar tu disciplina y algunos trucos para no dejarte llevar por ellas al agujero de conejo. Puedes ver por ejemplo 7 maneras de mirar menos tu mail.

Cuarto cuadrante . No importante, no urgente.

Imagen: Ver la televisión.

Respuesta->Suprimir o usar como un regalo para ti mismo.

Si te encuentras en este cuadrante con demasiada frecuencia, probablemente sentirás que tu vida está vacía. Es un cuadrante muy pasivo y las tareas que se realizan aquí no contribuyen a mejorar tu vida. Esto no significa que nunca debas permanecer en este cuadrante. Necesitas descansar y desconectar, pero es mejor si lo haces con un propósito.

Ejemplos de esto:

  • ver netflix.
  • mirar youtube.
  • comer doritos

La diferencia entre tareas urgentes e importantes

La Matriz de Eisenhower se basa en el concepto de urgente e importante. Las tareas urgentes son las que hay que hacer ahora mismo porque son sensibles al tiempo. Las tareas importantes son las que le ayudarán a alcanzar sus misiones, objetivos y valores a largo plazo.

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower

Las categorías son bastante sencillas, pero muchas personas tienen problemas para utilizar esta herramienta porque deciden no priorizar sus tareas.

La solución es crear una lista completa de tareas clasificadas por su urgencia e importancia. A continuación, hay que trabajar sistemáticamente en la lista y decidir qué elementos pertenecen a cada lugar.

La matriz de Eisenhower puede utilizarse con un diagrama como el del dibujo que sale en esta entrada, que llevará las tareas a un formato visual. Esto es útil porque puedes ver más claramente qué tareas están agrupadas en el mismo cuadrante y entender qué hay que hacer a continuación.

A muchas personas les gusta utilizar un diagrama para crear una nueva lista de tareas y priorizarlas por importancia. Después, pueden volver a clasificar los elementos en función de la urgencia.

La matriz puede ser muy útil en un entorno de grupo. Puede actuar como una herramienta de lluvia de ideas colaborativa, o la gente puede utilizarla para priorizar los elementos de un proyecto y asegurarse de que se completan antes de seguir adelante.

¿Creó Eisenhower la matriz Eisenhower?

No, no lo hizo. Fue treinta años más tarde cuando Stephen Covey, utilizando las ideas de Eisenhower, creó la matriz Eisenhower, que más tarde se ha conocido también como Matriz de Gestión del Tiempo, Caja Eisenhower, Método Eisenhower y Matriz de lo Urgente-Importante.

Eso lo hizo en su fascinante libro los siete hábitos de las personas altamente efectivas. Si no lo has leído, deberías hacerlo tan pronto como puedas.

los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

¿Deberías utilizar la matriz Eisenhower?

La Matriz Eisenhower es la más adecuada para directivos y supervisores que necesitan priorizar tareas y recursos. También puede ser utilizada por personas que intentan averiguar cuánto tiempo deben dedicar a las distintas tareas.

Es una herramienta eficaz, pero requiere disciplina para recordar qué cuadrantes son urgentes y cuáles son importantes. También es importante poner las cosas en el cuadrante correcto para centrarse en las tareas que realmente necesitan su atención.

La matriz de Eisenhower es una buena herramienta si tienes muchas tareas que completar cada día, pero no es ideal para alguien con sólo unas pocas tareas. Si ese es el caso, podría ser mejor simplemente mantener la lista de tareas en tu cabeza.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar la Matriz de Eisenhower?

La Matriz Eisenhower puede ayudarte a priorizar mejor sus tareas y a conseguir más en menos tiempo. La Matriz Eisenhower puede ayudarte a comprender mejor tus puntos fuertes y débiles, y a enfocar mejor tus esfuerzos.

Consejos para trabajar con la Matriz de Eisenhower

Coloca tus tareas en una lista de tareas.

Asegúrate de tener claro cuál es la tarea, la necesidad de realizarla, quién tiene que hacerla y cuándo.

Comprueba los plazos de las tareas.

A continuación, planifica tu trabajo según las prioridades y la matriz de Eisenhower. Elimina las tareas que no son urgentes ni importantes (cuarto cuadrante) e intenta aislarte de las tareas del tercer cuadrante. A continuación, ocúpate de las tareas del primer cuadrante e intenta dejar tiempo para trabajar en las tareas del segundo cuadrante. Puedes codificar las tareas por colores o simplemente hacer una marca cerca de ellas.

Modelos mentales que tienen que ver con la matriz de Eisenhower

cómete el sapo primero

Comerse el sapo primero

Un modelo mental que está relacionado con la matriz de Eisenhower es el modelo mental de comerse el sapo primero. Este modelo mental afirma que se debe abordar a primera hora de la mañana, cuando se tiene más energía, la tarea más pesada del día.

Este modelo no tiene en cuenta la importancia o la urgencia, sino lo difícil que es una tarea para nosotros.

Ambos modelos pueden funcionar juntos sin ningún problema.

Luchar primero contra el tiburón más cercano al barco

Si te atacan un puñado de tiburones, es mejor que elijas luchar primero contra el que está más cerca de ti. De lo contrario, probablemente no sobrevivirás para luchar contra el siguiente. Este modelo considera la urgencia y es totalmente compatible con la matriz de Eisenhower y el tiburón sería el primer cuadrante de tareas. Nadie puede dudar de que las tareas del primer cuadrante tienen que estar en la cima de la priorización.

Conclusión

La matriz de Eisenhower es una gran herramienta para la gestión del tiempo. Con la matriz de Eisenhower, la toma de decisiones y la priorización son mucho más fáciles.

 

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