Cuando tratamos de ser eficaces, pensamos en cualquier tipo de truco para conseguir hacer más cosas en menos tiempo. Las tareas son muchas, cada día más, y no tenemos tiempo para todas, así que vamos como el conejo de Alicia, intentando correr para llegar a todos lados.

Pero no es posible.

Hemos de cambiar nuestra mentalidad, y una buena manera de cambiar la mentalidad es cambiar las preguntas que hacemos.

La mejor pregunta para mejorar tu productividad

En su libro Great at Work, Morten T Hansen nos da la pregunta clave para ser más productivos:

En lugar de preguntar cuántas tareas puedes abordar dadas tus horas de trabajo, pregunta de cuántas puedes deshacerse dado lo que debes hacer para sobresalir

A lo largo del día tenemos muchas tareas que no nos aportan gran cosa. Solamente suponen una carga en nuestro día a día sin casi producirnos ningún beneficio. Ese tipo de tareas son las que tenemos que cortar.

La supresión de cualquier tarea improductiva es un éxito, pero si además consigues eliminar una tarea que sea recurrente, de esas que tienes que hacer todas las semanas o incluso todos los meses, el éxito será mayor.

Pregúntate: ¿de qué tareas te puedes deshacer sin que suponga un perjuicio?

Quizá en alguna ocasión has escuchado esta palabra: Scrum. Y si no eres un informático, posiblemente te ha sonado a chino.

El scrum es un método para realizar proyectos que se aplica en las compañías tecnológicas más punteras del mundo. Inicialmente se aplicaba a los proyectos informáticos, pero con el tiempo se ha extendido a todo tipo de proyectos, tanto personales como de negocios.

El libro "The art of doing twice the work in half the time" ( el arte de hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo) de Jeff Sutherland explica muy bien lo que es el scrum.

 

La vieja manera de actuar

Ya no podemos seguir actuando como antiguamente. Para Sutherland, está bien hacer planes, pero cuando los planes se encuentran con la realidad, se suelen romper.

Es necesario cambiar la manera de actuar y considerar los principios siguientes:

Inspecciona todo lo que haces. Todo es susceptible de cambiarse.

Cambiar o morir. No te aferres a seguir haciendo lo que has hecho siempre. En el mundo actual, no cambiar equivale a quedarse necesariamente atrás.

Falla rápido para que puedas arreglarlo pronto. Si estás yendo por el camino incorrecto, es mejor que lo sepas lo antes posible.

El origen del scrum

Jeff Sutherland descubrió un estudio japonés de 1986 llamado "the new new product development game" escrito por Takeuchi y Nonaka. Ese documento  se basa en los principios siguientes:

La duda es la muerte. Observa, orienta, decide y actúa.

Mira afuera para encontrar respuestas. Contempla las características que funcionan en otros sistemas y aplícalos al tuyo.

Los equipos deben estar estructurados correctamente: para que una organización se destaque, sus equipos deben ser multifuncionales, autónomos y empoderados.
No te limites a tratar adivinar si algo funciona. En lugar de eso hazlo. Comprueba si has obtenido el resultado deseado y adapta tus actuaciones futuras en consecuencia.
Shu Ha Ri: obedecer, desapegarse y separarse. Primero debemos obedecer las reglas que funcionan. Una vez que los domines, puedes comenzar a innovar. Finalmente, puedes descartar las reglas iniciales y tomar decisiones únicas.

Equipos en scrum

La productividad del equipo es más importante que la productividad individual. Pero no se trata de poner más gente. "Más recursos hacen que el equipo vaya más lento".El mínimo de un equipo es de tres personas, siete es la cantidad ideal, pero más de nueve solo ralentiza el equipo.

Los equipos han de ser autónomos y multifuncionales, conteniendo todas las habilidades necesarias para tener éxito.

El tiempo en el sistema scrum

El tiempo es finito y debe tratarse de esa manera. Para aprovechar al máximo el tiempo, debe hacer que su trabajo se base en el tiempo. Divida su trabajo en períodos cortos, regulares y establecidos. Estos Ciclos de Sprint deben durar entre una y cuatro semanas.
El final de tu ciclo de Sprint debería tener algo que mostrar.

Lista de trabajos pendientes–> Tareas pendientes–> Actividades pendientes–> Listo

Desperdicios

"Hacer la mitad de algo es no hacer nada" La multitarea te hace estúpido.

Trabajar demasiado te lleva a cometer errores. Trabajar más horas te hace tener menos rendimiento. Trabaja solo los días de semana y un número de horas que no sea excesivo. Tómate vacaciones para no quemarte.

Ten objetivos que puedas lograr.

Elimina todo lo que disminuya la productividad del equipo.

Planificación real y no fantástica

Planifica solo lo que sea necesario.

No uses el número de horas para planificar, porque es demasiado rígido. Usa términos más flexibles. Algo como las tallas: pequeña, mediana, grande. Es más fácil clasificar las cosas así.

Planifica como una historia. Piensa en quién obtendrá un beneficio. Luego piensa en qué beneficio obtendrá, y por último piensa en por qué necesita ese beneficio.

Felicidad

Para Sutherland, la felicidad es importante por varios motivos:

La felicidad predice el éxito y es esencial entre los individuos y los equipos. Es esencial darse cuenta de que la felicidad verdadera se encuentra en el proceso y no en el resultado, por eso no hay que recompensar los logros sino el esfuerzo por la grandeza. Hay que evitar el orgullo que se deriva de las recompensas basadas en resultados y que lleva a la autocomplacencia.

Prioridades

Lo que una organización prioriza según el metodo scrum debe basarse en hacerse las siguientes preguntas:
¿Tendrá un impacto significativo?
¿Será importante para los clientes?
¿Hará dinero?
¿Será la opción más fácil de implementar?

Para decidir qué tarea debes hacer primero, debes crear una lista de todo lo que se podría hacer en un proyecto. Luego, coloca los elementos con el valor más alto y el riesgo más bajo en la parte superior de la lista.

Jeff recomienda centrarse en el 20% que produce el 80% de los resultados. Intenta crear un producto mínimo viable ( MVP en inglés) que pueda presentarse a los clientes. Luego recibe los comentarios y adapta tu actuación en consecuencia.

Cambiar el mundo

El método scrum está cambiando el mundo, no solo en el mundo empresarial sino en todo tipo de organizaciones y en la productividad individual.

Si quieres descubrir el método Scrum y aplicarlo en tu vida para mejorar tu productividad, te recomiendo el libro

Cómo hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo

 

Scrum qué es

 

Elon Musk, la universidad y la habilidad especial

Elon Musk , el dueño de Tesla y SpaceX, dice que no cree que una licenciatura de universidad indique que tienes una habilidad especial. 

Elon Musk y la universidad
 

Esta afirmación la realizó en la conferencia Satellite 2020.

En la parte de preguntas y respuestas, alguien le preguntó a Musk cómo podían las universidades y las empresas hacer más fácil para los estudiantes permitirse el colegio. 

Musk respondió diciendo que "no necesitas el colegio para aprender" y que el conocimiento está disponible gratis. Describió el colegio como un montón de "deberes molestos" y dijo que una de las virtudes principales del colegio es que pases tiempo con gente de tu edad antes de incorporarte al mercado de trabajo. 

La universidad para aprender

"Creo que la universidad es básicamente para divertirse y para probar que puedes hacer tus tareas, pero no es para aprender" dijo Musk. Su afirmación fue seguida de aplausos y risas. 

Musk dice que se asegura de que en la contratación de Tesla no se exija una carrera universitaria y que siente admiración por figuras como Steve Jobs, Bill Gates o Larry Elison ( de Oracle) que dejaron la carrera para hacer sus propias empresas. 

Lo que se exige en Tesla es la "evidencia de una habilidad excepcional" como la que tenían Gates, Jobs o Ellison. "¿Fue Shakespeare a la universidad?. Posiblemente no" dijo Musk. 

No es la primera vez que Musk critica el sistema universitario. 

Sin embargo el propio Musk sí tiene una carrera universitaria. Pasó dos años estudiando en la prestigiosa Queen’s University en Kingston, Ontario (Canadá), antes de pasar a la Universidad de Pennsylvania donde consiguió licenciaturas en Física y Ciencias económicas. En 2019 habló acerca de graduarse con 100.000 dólares de deuda universitaria.

Sin embargo, Musk dejó un curso doctoral en la Universidad de Stanford después de solo dos días para lanzar su primer compañía: Zip2. Y no le fue mal: he ganó $22 milliones de dólares al vender Zip2 a Compaq in 1999.

Toda esta polémica con Musk se une a otras muchas discusiones abiertas en Estados Unidos sobre el sistema universitario. 

¿Es necesaria la universidad? ¿Es siquiera conveniente? ¿Hay alternativas mejores o al menos igualmente válidas?

 

¿Alguna vez has tenido envidia de esas personas que saben desde pequeños el destino que tienen?

¿Alguna vez has sentido que te interesan demasiadas cosas a la vez y que eso es un problema?

Para Emilie Wapnick estás equivocado. No tienes ningún problema, lo que te ocurre es que eres multipotencial.

¿Qué es ser multipotencial?

Ser multipotencial es interesarse por muchas cosas a la vez y dedicar tiempo a todas ellas. Emilie Wapnick ha sido guitarrista, diseñadora web, camarógrafa, bloguera, emprendedora y escritora. Y no se arrepiente de ninguna de esas cosas porque cree que tener una sola vocación es un mito.

El mito de la vocación única

Estamos acostumbrados a leer biografías de los más grandes deportistas, de escritores de mucho éxito y de empresarios que han destacado extraordinariamente en sus profesiones dedicando íntegramente su vida a ellas, pero no todo el mundo tiene el deseo de hacerlo así.

En todas las lenguas existen frases que indican que la persona que se dedica a muchas cosas al mismo tiempo no tiene éxito en ninguna. En español se dice “quién mucho abarca poco aprieta” y “aprendiz de mucho maestro de nada”.

Sin embargo hay muchos casos en la historia de personas que se dedicaron a muy diversas actividades consiguiendo logros importantes en todas ellas cómo Benjamin Franklin o Leonardo da Vinci.

 

La realidad: la ventaja de los multipotenciales.

Aunque no siempre seamos conscientes los multipotenciales tienen varias ventajas sobre otras personas:

La capacidad para sintetizar ideas. La misma necesidad de comprender un campo de manera rápida hace que tiendan a la síntesis. El hecho de que miren como un novato hace que puedan plantear respuestas imaginativas a problemas que lleva mucho tiempo sin resolverse.

El aprendizaje rápido. Los multipotenciales están acostumbrados al sufrimiento que implica empezar una disciplina. Por eso son capaces transformar los nuevos conocimientos en habilidades.

Adaptabilidad. Los multipotenciales al tener una bolsa de trucos muy amplia pueden adaptarse a los cambios y resistir en circunstancias complicadas.

Pensamiento holístico. Al tener conocimientos de diversas disciplinas, los multipotenciales son capaces de mirar los problemas desde arriba obtener soluciones que combinan diversos campos.

Empatía. La tendencia de los multipotenciales a la conexión hace que puedan también conectar más fácilmente con otras personas siendo más empáticos.

 

Los tres puntos necesarios para los multipotenciales

Los multipotenciales con más éxito consiguen aunar tres elementos:

El dinero que es el medio para conseguir sus propósitos. Necesitan el suficiente dinero para mantener su multipotencialidad.

El propósito. Puede ser muy diverso, pero es importante sentir qué haces las cosas por algo aunque no sea motivos que se consideran nobles.

La variedad. Los multipotenciales necesitan tener una diversidad suficiente de actividades para no aburrirse.

Los 4 tipos de multipotencialidad

La multipotencialidad puede ser de 4 tipos:

Modelo abrazo grupal. es el de las personas que tienen un trabajo con una variedad tan grande que no necesitan realizar actividades diferentes. Por ejemplo un emprendedor, un gerente de proyectos o cualquier otro trabajo que sea suficientemente genérico.

Modelo colcha de retazos. Muy típico de artistas. Es el de las personas que tienen dos o más empresas o negocios que realizan a tiempo parcial cómo ser disc-jockey y cocinero dedicando un horario diferente a cada actividad. Es el modelo preferido por las personas que valoran la libertad por encima de la seguridad.

Modelo de Einstein. Albert Einstein era funcionario público del gobierno suizo para solicitudes de patentes durante el día, pero cuando acaba con este trabajo se dedicaba a sus investigaciones. los que siguen el modelo de Einstein prefieren la seguridad y tienen un trabajo estable que proporciona la mayor parte de sus ingresos y que les permite destinar el resto del tiempo a otras cosas que le resultan interesantes.

Modelo Fénix es el de las personas que se destinan un asunto determinado durante un tiempo varios meses o años y después cambian algo totalmente diferente.

 

Cómo organizar tu multipotencialidad

 

Wapnick aconseja solucionar los siguientes puntos para llevar mejor la multipotencialidad: Organización de la rutina. Es importante tener bien gestionado tu tiempo para que no te devore en las diferentes actividades que quieres realizar.

Toma de decisiones Es importante saber cuándo tienes que dejar una determinada actividad y dedicarte a otra. En muchas ocasiones los multipotenciales dejan la actividad cuando ya no la consideran complicada

Conseguir una buena actitud. hay que establecer rituales que permitan acabar con la resistencia interna y con la procrastinación. Entre ellos Wapnick recomienda la meditación, el ejercicio físico, mantener un diario, establecer un ambiente de trabajo organizado, utilizar la técnica pomodoro y tener una persona que te apoye en tus metas.

Que sepas que yo desde ahora no me considero ya una persona incapaz de concentrarme en solo una cosa. Me considero multipotencial, que suena mucho mejor. ¿Y tú? ¿Eres capaz de concentrarte en una sola actividad o te interesan varias?

 

Si te interesa el libro de Emilie Wapnick, en este enlace tienes la versión en inglés.

No hace falta presentar al desgraciadamente fallecido Kobe Bryant. Fue de los únicos cuatro jugadores de la historia de la NBA junto con Oscar Robertson, John Havlicek, y LeBron James en conseguir al menos 25.000 puntos, 6.000 rebotes y 6.000 asistencias en su carrera.

¿Cómo lo consiguió?

Él lo llamaba mentalidad mamba. Y lo explica en su libro que se llama ( !qué casualidad!) "Mentalidad mamba"

La mentalidad mamba de Kobe Bryant.

Para Briant se necesita tener tres cosas: determinación de alcanzar el destino, inmunidad al miedo y deseo de aprender.

a) Determinación de alcanzar el destino

Kobe tenía muy claro que quería llegar a ser el mejor. Y estaba dispuesto a poner todo de su parte para conseguirlo.

Durante la temporada de novato de Kobe en la NBA, algunos informes de exploración dijeron que no era lo suficientemente fuerte como para tener éxito. ¿Su solución? Comenzó a hacer "entrenamientos bíblicos", levantando pesas durante 90 minutos cuatro días a la semana. Con el tiempo, Kobe se dio cuenta de que podía agregar un entrenamiento adicional al día comenzando con su rutina más temprano, por lo que comenzó a despertarse a las 5 a.m. y entrenar antes de la medianoche una vez más. "No estaba dispuesto a sacrificar mi juego", escribe, "pero tampoco estaba dispuesto a sacrificar el tiempo de mi familia". Así que decidí sacrificar el sueño ".

Bryant tenía obsesión por convertirse en una leyenda. Siempre fue consciente de que la grandeza no es para todos y que requiere sacrificios, no solo de él sino de los seres queridos que lo rodean. A diferencia de la mayoría de las personas, Kobe entendió temprano en su vida el esfuerzo necesario para ser grandioso. Pero también entendió que necesitaba justificar este esfuerzo al no apartarse de su camino. Por lo tanto, nunca lo hizo: siempre fue el primero en llegar y el último en abandonar una sesión de entrenamiento, siempre dando un poco más que los demás.

Kobe siempre cuidó mucho su cuerpo. Con la ayuda de la fisioterapeuta principal de los Lakers, Judy Seto, y “un artesano italiano con cinta adhesiva” llamado Gary Vitti, Kobe logró mantenerse en forma durante la mayor parte de su carrera. Sin embargo, en el segundo partido de las Finales de la NBA de 2000, se lastimó gravemente el tobillo y, aunque regresó a la cancha en el cuarto juego gracias a la terapia de estimulación, no pudo jugar durante varios meses después de que los Lakers ganaran el título.

¿Qué hizo Bryant para mantenerse en forma y fortalecer sus tobillos durante el verano siguiente? Lo creas o no, se puso a bailar claqué, después de descubrir, a través de una investigación meticulosa, que esta era la mejor manera de aumentar su fuerza en el tobillo y al mismo tiempo mejorar la velocidad y el ritmo del pie. Kobe dice que sintió los beneficios de esas lecciones de claqué hasta el final de su larga carrera.

b) Aprendizaje perpetuo

Desde muy pequeño, Bryant se dio cuenta de que si quería ser el mejor, tenía que trabajar en añadir elementos a su juego día tras día. Y eso es lo que hizo. Cada vez que veía por televisión un movimiento que le gustaba, lo practicaba una y otra vez hasta que lo dominaba. Así consiguió llegar a ser profesional, no solo con una gran cantidad de habilidades, sino también con la capacidad de aprender rápidamente.

Al igual que hacía cuando era pequeño, cuando fue profesional, cada vez que veía a alguien haciendo algo que le llamaba la atención, Kobe quería capturarlo. Y hacía dos cosas. Por una lado, practicaba el movimiento hasta dominarlo. Por otro pensaba en la mejor manera de contrarrestarlo.

Bryant siempre intentó saber por qué sus oponentes eran buenos. Ya fuera Iverson, McGrady o Vince Carter, quería descubrir qué les hacía poderosos.

Kobe devoró todo lo que pudo tener en sus manos durante toda su carrera, desde clásicos hasta películas deportivas y viejos partidos de la NBA. Pero nunca fue un entretenimiento pasivo para él: fue parte de su proceso de aprendizaje. Como él decía, él nunca fue una de esas personas a las que les gusta mirar un reloj, sino uno de los pocos que disfrutan más sabiendo cómo funciona el reloj. Fue a través de este hábito que finalmente desarrolló su enfoque y su capacidad para descubrir detalles, dos cosas que realmente lo ayudaron a convertirse en el jugador de baloncesto que era.

c) Inmunidad al miedo y la vergüenza

Kobe Bryant no sentía miedo. Si veía alguna habilidad que quería incorporar a su juego, intentaba incorporarla de inmediato, sin preocuparse de fracasar. “No tenía miedo de fallar, quedar mal o sentir vergüenza” escribe. Para hacerlo tenía siempre en mente el destino final, el largo plazo. “Me enfocaba siempre en el hecho de que tenía que intentar algo para dominarlo, y que una vez que lo consiguiera, lo tendría para siempre un arma más en mi arsenal. Si el precio era mucho trabajo y unos cuantos tiros fallados, no tenía problemas con eso”.

d) Una anécdota reveladora

No hace falta decir que Kobe Bryant siempre cuidó mucho su cuerpo. Con la ayuda de la fisioterapeuta principal de los Lakers, Judy Seto, y “un artesano italiano con cinta adhesiva” llamado Gary Vitti, Kobe logró mantenerse en forma durante la mayor parte de su carrera. Sin embargo, en el segundo partido de las Finales de la NBA de 2000, se lastimó gravemente el tobillo y, aunque regresó a la cancha en el cuarto partido gracias a la terapia de estimulación, no pudo jugar durante varios meses después de que los Lakers ganaran el título.

¿Qué hizo Kobe para mantenerse en forma y fortalecer sus tobillos durante el verano siguiente? Se puso a bailar claqué, después de descubrir, a través de una investigación meticulosa, que esta era la mejor manera de aumentar su fuerza en el tobillo y al mismo tiempo mejorar la velocidad y el ritmo del pie. Kobe dice que sintió los beneficios de esas lecciones de claqué hasta el final de su larga carrera.

Reflexiones sobre la mentalidad mamba

Al reflexionar sobre la mentalidad de Kobe Bryant llego a varias conclusiones:

  1. Como he dicho muchas veces en esta web, detrás de casi todas las historias de éxito, hay una historia de esfuerzo. No es algo que salga muchas veces a la luz. Queda más bonito hablar de talento, de ser un superdotado o un extraterrestre. Pero cualquier "extraterrestre" tiene muchísimas horas de trabajo a sus espaldas.
  2. Para ser el número uno tienes que dejar de lado muchas otras cosas. La mayor parte de nosotros no tenemos esa necesidad de ser leyenda. Si tienes esa necesidad, has de saber que la única manera de llegar tan arriba es dedicando tu vida de manera absoluta a ello.
  3. Para aprender, hay que fijarse. Primero en las cosas que tienes que aprender, y luego en cómo tienes que hacer esas cosas. Si tienes cerca alguien que haga algo muy bien, la mejor manera de aprender es la que usan todos los animales cuando son pequeños: imitar. Imitar una y otra vez hasta hacerlo bien.
  4. Ser experto en cualquier materia significa tener una bolsa de trucos más grande que la de tus competidores, y ejecutar esos trucos mejor que ellos. Cada habilidad que adquieres, te acerca al éxito.
  5. El esfuerzo no siempre es apretar los dientes. Esforzarse también es atreverse a hacer cosas que otros no harían. Ignorar a los que te puedan mirar con mala cara por aprender claqué.

Si te ha interesado la mentalidad de Kobe Bryant, puede interesarte su libro: Mentalidad Mamba.

Decía John Maxwell que primero nosotros hacemos nuestros hábitos y luego nuestros hábitos nos hacen a nosotros.

No creo que nadie a estas alturas dude de lo importante que es tener los hábitos adecuados. Comer bien, ir al gimnasio, meditar, leer, pasarse la seda dental ( oh, #@#@ ¿hace cuánto que no me paso la seda dental?)

Empezamos el año deseando cambiar nuestros hábitos, pero pasan las semanas y te das cuenta de que no estás cumpliendo la mayor parte de ellos.

¿Cómo conseguir cumplir con los hábitos?

Si tienes un hijo y no te fías de que haga los deberes ¿cómo compruebas que los ha hecho? Le dices que cada noche te lleve la hoja de los deberes y te los enseñe.

Controlarte a ti mismo es igual.  En un mundo de colorines, bastaría con desear hacer X y harías X. Pero sabemos que no va así. O controlas tus hábitos o los olvidarás.

El sistema de control ha de ser diario ( para evitar desviarte de tus intenciones) sencillo (porque si no evitarás usarlo) agradable (porque si te divierte hacerlo es más fácil que lo hagas) y por un medio que te permita usarlo estés donde estés.

 ¿Qué sistema de control de hábitos usar?

He intentado usar varios sistemas de control. Primero usé una hoja de word en que ponía mis hábitos. Pero abrir una hoja de word es engorroso y lento, así que pasé a un sistema físico con una hoja de papel. Al final perdía la hoja de papel, así que volví a un sistema informático con un programa de productividad.

Al igual que la mejor cámara es la que tienes cuando has de hacer la foto, el mejor sistema es el usas todos los días. Para cada uno será un sistema diferente. Para mí, ahora mismo, el mejor sistema es el de una hoja de Google sheets. Soy muy poco sospechoso de tener simpatías por Google, pero las hojas de Google Sheets son gratuitas, flexibles, accesibles desde todos lados y configurables al gusto del usuario. Además si quieres trastear y hacer alguna modificación, mejor aprender un sistema que te va a ser útil para muchas más cosas.

He buscado por internet muchas versiones de hojas de seguimiento de hábitos de google sheet. Algunas eran demasiado complicadas, otras demasiado simples, otras no eran del todo gratuitas. Hasta que he encontrado la que te traigo hoy, creada por Harold Kim y que te puedes descargar en este enlace Has de tener en cuenta que está en modo de calendario americano, así que si la copias directamente y tienes el sistema de calendario europeo te dará error.

Para facilitarte la faena, he cambiado el calendario y la he traducido al español. 

Aquí la tienes disponible en versión vacía. Y aquí tienes un ejemplo para que veas en qué consiste.

Se trata básicamente de poner en la primera columna A los hábitos que quieres seguir, y luego en las columnas a partir de la F, lo que hayas hecho cada día, considerando que la columna del día en el que estás se va a ir poniendo amarilla para que sepas el día que es.

 

Si tienes alguna duda, ponla en los comentarios.

Espero que te sirva para consolidar tus hábitos. Si tienes algún otro sistema de seguimiento de hábitos, estaría encantado de conocerlo.

 

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